Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
Шрифт:
Как я убедился – в планировании бонус – дело тонкое. Слишком маленький – стимулирует к большим затратам активного времени, слишком большой – приводит к неправдоподобному значению эффективности, т. е. более 1,0 по месячным итогам. Вообще для каждого направления деятельности оптимальное значение бонуса будет различным в соответствии со вкусами Организатора (Тайм-менеджера). Но для нашего примера в таблице 5.1 ради простоты установили одинаковый бонус – 20 % от планового времени, выделяемого на каждое направление.
На то или иное дело мы даём столько, сколько оно, по нашему мнению, заслуживает в ряду других. Таким
После распределения запасов времени по направлениям, для каждой задачи осталось не так много времени. Значит, и ошибки планирования будут не значительными. В любом случае, на стадии начала месячного планирования неточное определение времени на задачу не имеет значения. Несколько месяцев планирования – и опыт поможет решить эту проблему.
Дневник
1. Наработка активного времени за день вносится в столбцы D … G… в чётных строках – 2,4,6,8. Суммарная наработка Т подсчитывается в столбце B. Так, для направления РБТ на 4-й день
Т = 3,5 + 2 + 4,2 + 2,6 = 12,3
Или по формуле таблицы Excel
Т = СУММ (D2:G2)
Аналогично в строках 4 … 9 заполняем ячейки данными хронометража по наработке для других направлений. В компьютерном варианте обновление данных не создаёт проблем. А в программе Excel, кроме того, автоматически заполняются ячейки результатами вычислений по формулам. В бумажном варианте, очевидно, придётся дополнить таблицу 5.1 примечаниями с промежуточными данными.
2. 10-я строка – ежедневная суммарная наработка по всем направлениям; так, для 1-го дня
Т = СУММ(D2;D4;D6;D8) = 3,5 + 1,5 + 1,5 + 1,2 = 7,7
По всем направлениям – ячейка B10
Т = 7,7 + 5,6 + 8,9 + 7,0 = 29,2
3. Маршрутное время дня вычисляется в 11-й строке как сумма активного времени с учетом коэффициента Мерфи Km = 0,8. Так для 1-го дня, ячейка D11
tm = Kmt = 0,8 t = 7,7 0,8 = 6,1.
Общее маршрутное время Tm = 29,2 0,8 = 23,2 (ячейка B11). Коэффициент Km = 0,8 здесь принят одинаковым для всех направлений. Для более тонкой настройки его значение можно разнообразить, исходя из специфики направлений.
4. Бонусы Tf вносятся в нечетных строках 3,5,7,9 по мере выполнения запланированного этапа задачи, завершенные этапы отмечаются заливкой ячейки бонуса, в данном случае серой краской. Для 1-го дня направления РБТ бонус Tf = 2 (Ячейка D3, выполнение задачи 1)Плн). Для всех направлений 1-го дня
Tf = СУММ(D3;D5;D7;D9) = 2, ячейка D12
5. Эффективное время дня в 13-й строфе te= tm+ tf.
Te = Tm + Tf = СУММ(D13:G13) = 8,1 + 7,4 + 7,1 + 8,6 = 31,2
6. Дневная эффективность e = te/tc – в 14-й строке. Для второго дня e = E13/8 G14 = 7,4/8 = 0,92 (при дневной норме ресурса активного времени Тс = 8 ч)
7. Общая, или средняя, эффективность Е для n– го дня подсчитывается в 15-й строке как средняя эффективность, начиная с первого дня
E = (e1 + e2 +…+en)/n
Для 4-го дня E = (1,01 + 0,92 + 0,88 + 1,07)/4 = 0,97
Таким образом, значение Е на данный день дает нам общую оценку деятельности по всем направлениям.
8. Наконец, последняя характеристика – количество эффективных дней в 13-й строке, показывает наглядно серой заливкой, на каком отрезке пути к завершению плана мы находимся. После окончания четвертого дня мы «прошли» целых три дня
De = E D = 0,97 4 ~ 3
5.3. Годовой план
Основное назначение годового плана – распорядиться в первом приближении годовыми запасами времени в соответствии с поставленными целями. Желательно в годовом плане сохранить структуру такую же, как и в месячных планах, особенно направления нашей деятельности. Только в годовом плане, будут не кратковременные задачи, а проекты с их этапами, не дни, а месяцы.
Сохранение структуры планов (главным образом, количества направлений деятельности) нужно для того, чтобы мы могли видеть перед собой картину своей работы в длительном временном разрезе, т. е. для нашей личной статистики, самооценки, стимулирования успешной работы в текущем году и поддержания постоянного интереса к жизни. Одно дело, когда «Алания» однажды стала чемпионом России по футболу, и совсем другое – многократные чемпионы «Спартак» и «Зенит». Сравнение годовых итогов покажет нам, когда мы были чемпионами, и есть ли надежды на будущее.
По большому счету, сохранение количества направлений – вопрос не принципиальный. Мне, например, приходилось менять структуру направлений неоднократно. Ну, потратим на изменение структуры и статистики исторических достижений часа три.
Имея данные о величине месячной эффективности по результатам месячных планов, посмотрим, каковы итоги прошлых «спортивных» сезонов (Диаграммы 5.1, 5.2).
Глава 6. Искусство Управления временем