100 бизнес-технологий. Как поднять компанию на новый уровень

Черепанов Роман

Второй способ управления непрофильными проектами подразумевает обучение руководителей в этой сфере. Это могут быть курсы, тренинги, второе высшее образование и даже самообучение по бизнес-литературе. Такой способ ценен тем, что управленцы повышают свою компетентность, в общем-то, за небольшие деньги. Недостатком является отсутствие практики и зачастую разрыв между технологией из учебника и реальной ситуацией. Ошибки из-за отсутствия практики могут стать даже причиной закрытия инвестпроекта.

Есть третий подход, возможно, более циничный по сравнению

с другими, но имеющий свои сильные стороны. По сути, перед началом развития проекта имеет смысл проинтервьюировать действующего менеджера аналогичного проекта, например, под предлогом его трудоустройства в вашу компанию. Интервью должен проводить не представитель службы персонала, а менеджер, который разрабатывает обоснование для инвестиционного проекта.

Перед открытием диверсификационного проекта важно рассмотреть бизнес-модели аналогичных проектов и выяснить отсутствие частных условий, таких как родственная аффилированность с закупочным комитетом или наличие одного ключевого клиента, который заказывает все услуги только у одной компании, или эксклюзивные условия аренды торговых площадей и т. д. Это важно, потому что при выстраивании даже идеального менеджмента проекта без подобного допинга развитие бизнеса будет нелегким.

Когда есть уверенность, что бизнес жизнеспособен без теневых допингов, то имеет смысл перекупить менеджера у конкурентов и поставить на проект, чтобы учесть чужие ошибки и передать опыт ведения дел своей команде.

Чужой опыт – товар, и его можно купить.

9. Аренда, зарплата, связь

В любом бизнесе есть ряд регулярных затрат, которые приходится повторять раз за разом.

Большинство компаний имеют основные три статьи затрат. Это затраты на аренду, на фонд оплаты труда и производственные издержки.

Из трех статей почти всегда можно оптимизировать две: затраты на аренду и на персонал.

Известно, что, осуществляя бизнес, не надо экономить, надо больше зарабатывать. То есть смотреть шире и дальше, искать возможности увеличения финансового потока компании. Но и здравый смысл никто не отменял.

Иногда компания переезжает в престижный район города, для того чтобы на визитке был написан адрес, вызывающий зависть конкурентов и трепет клиентов. Безусловно, статус привлекает, но лучше сопоставить увеличение затрат на офис с реальной монетизацией от подобного решения.

Стоит помнить, что в этот офис нужно добираться и сотрудникам компании, удобство размещения снижает вероятность опозданий и сокращает время перемещения сотрудников по городу, если в этом есть рабочая необходимость.

При расширении штатного расписания нужно всегда ставить вопрос об эффективности использования уже работающего персонала. Те ли люди выполняют рабочие задачи, помогают ли им работать отлаженные бизнес-процессы? И если все так, то какой экономический эффект получит компания, если возьмет еще одного помощника бухгалтера или координатора в отдел продаж?

Рассматривая

должности, не требующие постоянного нахождения в офисе, такие как оператор колл-центров, дизайнер, PRспециалист, проектировщик, в некоторых случаях HR и бухгалтер, стоит рассмотреть вариант удаленной работы, учитывая, разумеется, KPI (ключевые показатели эффективности) и введя методы контроля. С помощью современных коммуникационных технологий, в том числе и бесплатных, вполне возможно организовать такую работу. Содержание удаленных специалистов снижает затраты на аренду площадей, на фонд оплаты труда, позволяет задействовать наиболее организованных сотрудников, а это важно для бизнеса.

Анализируя затраты на средства коммуникации, сотовую связь, Интернет, IP-телефонию, безусловно, стоит отдать предпочтение тем, которые требуют меньших затрат. Если у компании нет ярко выраженной потребности в одном из видов связи, то стоит попробовать организовать работу с помощью более выгодной технологии.

Оптимизации обычно препятствуют два управленческих заблуждения:

• первое – весь персонал должен сидеть в офисе;

• второе – если человек не справляется с объемом задач, то ему нужно взять помощника.

Какой персонал не обязательно должен сидеть в офисе?

Отдел продаж: основные функции – дозваниваться до потенциального клиента и ездить на переговоры, готовить договорные документы и работать с дебиторской задолженностью.

Что им нужно в офисе? Распечатать документы и получить взбучку – если вы набрали лентяев.

Колл-центр: основные функции – ответы на вопросы клиентов и диспетчеризация звонков.

Что им нужно в офисе? Многоканальный телефонный аппарат с гарнитурой.

Отдел планирования-проектирования: основные функции – разработка чертежей, проектов, планов.

Что им нужно в офисе? Компьютер со специальными программами.

Группа системного администратора: основные функции – настройка компьютеров и программного обеспечения.

Что им нужно в офисе? В случае поломки компьютера или сбоя ПО в некоторых случаях нужен прямой доступ к компьютеру. Один дежурный сисадмин справляется с этой задачей.

Служба безопасности: основные функции – обеспечение пропускного режима (контроль охранников или системы доступа), работа по проверке финансовых платежных документов, связи с государственными службами в интересах компании.

Что им нужно в офисе? В некоторых случаях личный инструктаж охраны, первичные финансовые документы, проведение собеседований с кандидатами.

Юридическая служба: основные функции – юридическое сопровождение документооборота, представление интересов компании в суде.

Что им нужно в офисе? Оригиналы входящих договоров для согласования.

Если наладить единую систему планирования и электронный документооборот, подключить средства коммуникации, такие как видеочат, текстовый чат, то это сократит площади офиса. А если набрать команду из самостоятельных людей, то это еще и сократит затраты на фонд оплаты труда.