Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве
Шрифт:
8. Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (напишете) о новичке.
9. Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:
1) миссия компании, история компании;
2) корпоративная культура, положение о персонале, внутрифирменные отношения;
3) организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;
4) технологии работы, техника безопасности;
5) список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;
6) список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений.
10. Определите необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.
11. Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
12. Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного
13. Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.
Не правда ли, довольно внушительный список действий? Но как бы ни было тяжело, эти действия необходимо выполнить для повышения эффективности работы компании.
В период испытательного срока руководитель подразделения обязан удостовериться в:
1) соответствии его квалификации документу об образовании (диплому, аттестату, свидетельству);
2) реальном наличии профессиональных знаний и умений в данной работе (должности);
3) проявлении личностных и деловых качеств в стандартных и конфликтных ситуациях;
4) наличии вредных привычек и негативных качеств, не совместимых с требованиями организации;
5) удовлетворенности работника оплатой труда в соответствии с достигнутой договоренностью;
6) культуре поведения и культура производстве (чистоте на рабочем месте, соблюдении правил общего поведения).
Руководитель (менеджер по персоналу, наставник) также обязан выявить и зафиксировать все случаи нарушения трудовой дисциплины, включая внутрисменные простои и потери рабочего времени; социально-психологический климат в коллективе в связи с появлением новичка. Большой ошибкой будет применение строгих мер административного, экономического, социологического и психологического воздействия на новичка в период испытательного срока (кроме случаев грубых нарушений, аварий, травматизма). Просто необходимо вмешиваться лично во все нестандартные или конфликтные ситуации с новичком, и ни в коем случае нельзя отдавать его на «съедение» неформальному лидеру.
И еще. Говоря об адаптационных мероприятиях, не забывайте, что все выводы и заключения должны быть надлежащим образом оформлены документально. Руководитель должен составить отзыв о работе, который и станет подтверждением о принятии или увольнении работника по истечении испытательного срока. Отсутствие такого отзыва может стать причиной судебного разбирательства.
Таблица 2.1. Примерная форма отзыва руководителя структурного подразделения о прохождении работником испытания при приеме на работу
Как оценить, насколько качественно проходит адаптация? Приведем вам систему критериев:
1) выполнение должностной инструкции;
2) качество выполненной работы;
3) количество выполненной работы;
4) соблюдение стандартов времени (норм времени и обслуживания);
5) производимое на людей впечатление;
6) способность влиться в коллектив;
7) заинтересованность в работе;
8) интерес к повышению квалификации и служебному росту;
9) соблюдение философии организации;
10) удовлетворительная оценка качества трудовой жизни. Критерии адаптации для рабочих:
1) выполнение норм выработки;
2) выполнение сменно-суточных заданий;
3) овладение рабочим местом (станком, оборудованием, операциями) в соответствии с техническими условиями;
4) качество работы – процент бракованной продукции в пределах допустимых норм предприятия;
5) соблюдение трудовой дисциплины;
6) способность влиться в коллектив бригады (или, наоборот, «отторжение» бригадой);
7) соблюдение деловой философии предприятия.
Если в организации установили испытательный срок, то по истечении его вы узнаете, достаточно ли хорошо новый сотрудник выполняет работу. Однако ваша оценка должна быть максимально объективной и основываться на наблюдениях и анализе в течение всего, подчеркнем еще раз – всего, испытательного срока. Если вы видите, что в течение первых 2–3 недель человек не справляется с поставленными задачами, не нужно говорить ему, что скорее всего он не подходит для работы в данной организации – вы можете совершить ошибку и потерять квалифицированного работника! Не торопитесь делать выводы! Подумайте, ведь не только новый работник должен стараться и выкладываться, но и вы. Результаты зависят и от деятельности менеджера по персоналу (наставника). Задайте себе следующие вопросы, если вы находите, что ваш сотрудник в чем-то не отвечает требованиям к работе:
1) достаточно ли хорошо вы объяснили сотруднику его рабочие обязанности?
2) хорошо ли организована сама работа? Достаточно ли четко определены задачи?
3) были ли обеспечены соответствующая подготовка работника и его вхождение в должность?
4) была ли с вашей стороны обеспечена деловая и моральная поддержка работника?
5) обсуждали ли вы с работником его слабые стороны с целью их устранения?
Если вы считаете свои действия правильными и можете доказать свое непредвзятое отношение к работнику, тогда можно предупредить его об увольнении по окончании испытательного срока. Если же вам не ясна ваша роль, можно принять решение о продлении испытательного срока и попытаться что-нибудь улучшить в организации испытания или в чем-то совершенствовать
Для нейтрализации этих факторов вы должны сделать все возможное, чтобы работники осваивались на новом месте как можно быстрее. Они должны четко знать, что от них ожидают и что они всегда получат совет и поддержку, а также возможности для обучения. Контролируйте их работу регулярно, чтобы они чувствовали себя нужными, и постарайтесь найти сотрудника, способного играть роль наставника. Если вы потеряете нового работника на этом этапе, то зря пропадут время и деньги, затраченные на проведение найма и отбора.
Проверьте, используете ли вы следующие средства и мероприятия в период испытательного срока и введения кандидатов в должность.Таблица 2.2. Средства и мероприятия в период испытательного срока и введения кандидатов в должность
Ключ теста: подсчитайте количество ответов «Да» и «Нет» и выпишите в графу «Итого ответов». При наличии определенного количества ответов «Да» можно сделать следующие выводы об эффективности испытательного срока:
1) 16 и более – отлично. Вы сделали все для того, чтобы помочь новичку «влиться» в коллектив;
2) от 12 до 15 – хорошо;
3) от 8 до 11 – удовлетворительно;
4) до 7 – неудовлетворительно. Вам стоит пересмотреть свою работу с новыми сотрудниками.
В то же время не старайтесь взять на себя всю полноту ответственности за адаптационные мероприятия нового сотрудника. Это неправильное, ошибочное мнение, что менеджер по персоналу должен курировать все. Есть такие аспекты деятельности, которые может объяснить только руководитель.Таблица 2.3. Функции и мероприятия
Итак, мы видим, что менеджер по персоналу должен отвечать только за социально-психологическую адаптацию работника. Но оценивать его квалификацию и ставить профессиональные задачи может только руководитель. Руководителю лучше известно, каким должен быть результат работы, вы своим вмешательством можете только внести путаницу, что в конечном счете не нужно ни предприятию, ни новому работнику.
Подведем итоги.
Испытательный срок – это период интенсивного становления гражданина как работника компании. Далее адаптация не только работника к организации, но и организации к работнику идет непрерывно. И чтобы она прошла успешнее, надо быть готовым к любым неожиданностям и не бояться трудностей.
Адаптация имеет свое начало и завершение. Начало процесса адаптации – это момент, когда человека заинтересовала возможность работы в нашей компании. Завершение адаптации – это переход нового сотрудника в полноправные работники организации. Процесс взаимного сближения работника и коллектива происходит постоянно. Раскрываются новые качества работника, в коллектив приходят новые сотрудники, меняются руководители разного уровня. Можно сказать, что взаимная адаптация окончательно завершается в момент расставания работника с организацией.
И, наконец, все должно быть по закону! Юридически грамотное оформление кадровых документов можно считать одним из стержневых факторов адаптации. Работник с первой секунды понимает, что в этой организации все по закону. Если трудовая книжка небрежно брошена в угол, не заключен трудовой договор, работник не ознакомлен с внутренним трудовым распорядком, мерами безопасности на рабочем месте и иным, любой может сделать вывод – здесь человека используют в качестве «лимона»: отжали и выбросили. Квалифицированный работник незамедлительно покинет такую компанию.2.4. Правила проведения оценки (аттестации) персонала
Рыночные отношения требуют эффективных механизмов использования трудовых ресурсов, которые пока не созданы. Особое значение приобретает своевременное и объективное определение уровня профессиональной подготовленности персонала. Именно от того, насколько квалифицированными являются кадры, зависят прибыльность и эффективность деятельности организации либо работодателя – физического лица, нанявшего работника. Одной из ведущих организационно-правовых форм определения квалификации работников является аттестация. С одной стороны, аттестация служит основной юридической формой проверки и оценки уполномоченным органом (аттестационной комиссией) необходимых трудовых качеств работников, направленной на выявление наиболее компетентных и высококвалифицированных работников, а с другой – формой реализации гражданами права на труд в соответствии со своим призванием, способностями, желанием.
Что же такое аттестация?
Аттестация – это процедура определения соответствия сотрудников занимаемой должности. Основными задачами аттестации работников являются:
1) определение служебного соответствия работника занимаемой должности;
2) выявление перспективы использования потенциальных способностей и возможностей работника;
3) стимулирование профессиональной компетенции работника;
4) определение направлений повышения квалификаций, профессиональной подготовки или переподготовки работника;