Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмерка»
Шрифт:
Можете дать право ключевому сотруднику использовать служебный автомобиль для деловых поездок (если такое практикуется в вашей компании).
Теперь поговорим о правах на принятие решения.
Если вы предполагаете, что в работе вашего подразделения может возникнуть какая-либо ситуация, требующая решения, то дайте права квалифицированному работнику на принятие такого решения на месте. Это почти всегда касается случаев различных поломок, возникновения непредвиденных задержек или образования нежелательных очередей. Прописывая эти права в должностной инструкции, обязательно
Это сильно разгрузит вас от текучки, что здорово. Но, как обычно, есть и обратная сторона медали, связанная с контролем вашего подчинённого, насколько правильно он принимает решения и как своевременно он это делает. Вам придётся тратить на это определённое время, но это стоит того.
Очень значимой становится функция наделения правами и полномочиями, если ваши подчинённые сами являются руководителями или старшими специалистами. Здесь без делегирования полномочий не обойтись. Особенно важными являются права ваших сотрудников в области управления и принятия таких решений, как:
наказание виновных;
поощрение лучших работников;
увольнение или приём на работу;
изменение технологии работы в своём подразделении.
Делегируя полномочия вы, с одной стороны, частично теряете контроль над ситуацией, но в делегировании есть явные плюсы:
вы высвобождаете часть своего времени для более важных задач;
делегирование прав для ваших подчиненных является явной мотивацией;
подчиненные растут как управленцы.
Поэтому совет может быть только один: наделяйте правами и делегируйте полномочия, как только почувствуете, что подчинённый готов их взять. Фиксировать переданные полномочия лучше сразу, и ни в коем случае не на словах, а в должностной инструкции, под роспись.
2.7. Наделение ответственностью
Если что-то случается в вашем подразделении и нельзя сказать, кто виноват, то, скорее всего, виноваты вы сами – в том, что не возложили на своих сотрудников ответственность. Ответственность всегда является спутницей прав и полномочий, поэтому, когда наделяете работника правами на принятие решений в какой-то деятельности, сразу же закрепляйте его ответственность за результаты этой деятельности.
Пример: дал право постовому регулировать движение на перекрёстке – возложи на него ответственность за пробки и аварии, произошедшие в его присутствии .
Ну а если кроме шуток, то обычно ответственность на работников возлагают за:
выполнение плана производства (продаж, отгрузок и т. д.);
соблюдение технологических норм;
сохранность вверенного имущества;
обеспечение качества выпускаемой продукции (производимой услуги);
ущерб, полученный по вине работников;
соблюдение техники безопасности.
На сотрудников коммерческих подразделений также возлагают ответственность за дебиторскую задолженность покупателей и поставщиков.
Наделение ответственностью своих подчинённых решает для руководителя сразу две задачи:
1. Вносит ясность – кто и за что отвечает (определяет зону ответственности).
2. Определяет
Давайте посмотрим более подробно, какие бывают зоны ответственности. Появился новый клиент – сразу закрепите его за ответственным торговым агентом; установили в офисе новую технику – определите, кто будет отвечать за её сохранность; решили организовать вечеринку в отделе – назначьте организатора.
Таким образом, ответственность надо вводить:
1) для контрагентов, с которыми контактируют сотрудники вашего подразделения;
2) за материальные ценности, оборудование, дебиторскую задолженность;
3) за процессы и события;
4) за соблюдение планов, показателей и норм;
5) за ущерб, полученный по вине работников подконтрольного подразделения.
Приступая к наделению подчинённого ответственностью, линейному руководителю надо спокойно, не спеша перебрать все пять возможных зон, выбрать из них только самые значимые, где в результате безответственной работы может быть нанесён существенный ущерб для предприятия, и закрепить ответственность только за эти зоны, обязательно указав меру.
Теперь давайте поговорим о мерах наказания или мерах ответственности. Ответственность в бизнесе подразделяют на административную и материальную.
Административная ответственность регулируется трудовым кодексом и подразумевает, как правило, административные наказания:
выговор;
понижение в должности;
увольнение сотрудника.
Материальная ответственность бывает коллективной и индивидуальной, полной и неполной. Как правило, полная материальная ответственность закрепляется договором о полной материальной ответственности и возлагается на кассиров, отвечающих за деньги и ценности в кассовых сейфах, а также на работников складов, отвечающих за товары, хранимые на складе. Слово «полная» говорит о том, что в случае пропажи денег из сейфа или товара со склада кассир и кладовщик обязаны возместить полную стоимость утраченных ценностей.
Неполная материальная ответственность подразумевает частичное участие виновного лица в покрытии ущерба. К примеру, если токарь по собственному недосмотру сломал очень дорогой токарный станок, то он может и за несколько лет не расплатиться за него, покрывая ущерб, но определённую меру наказания он понести должен.
Если это возможно, лучше меру ответственности работника определять сразу, не дожидаясь, пока что-нибудь сломается. И конечно, ответственность следует закреплять не на словах, а на бумаге, в должностной инструкции, под роспись.
Коллективная ответственность применяется там, где её невозможно закрепить за конкретными работниками. Самый типичный пример – когда коллективная ответственность возлагается на сотрудников склада, имеющих непосредственный допуск к продукции.
Когда вы наделяете ответственностью сотрудника, необходимо ответить не только на вопрос, кто отвечает, но и чем отвечает.
Пример:
Опоздал на работу на полчаса – штраф 100 рублей или отработай 1 час сверхурочно.