Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум
Шрифт:
Для создания и ведения в компании документации перво-наперво надо определить, кто в компании будет за это отвечать. Такой человек нужен и в том случае, если в выстраивании системного бизнеса вам помогают внешние консультанты. В наших проектах с клиентами я всегда настаиваю на его назначении. Без него данная работа раньше-позже сходит на нет [150] .
По сути, этот специалист держит в своих руках архитектуру вашего бизнеса. Да-да, это не «просто бумажки», а модель вашего бизнеса! И как качество автомобиля зависит от его конструкции, так и успешность бизнеса зависит от того, как он спроектирован.
В некоторых крупных компанях это выделенный человек («главный архитектор» [151] ) или даже подразделение. А порой руководство поделено на «касты»: методологи и оперативные управленцы. Методологи, которые занимаются развитием бизнес-процессов и т. п., в корпоративной иерархии стоят на ступеньку выше управленцев. Хотя, на мой взгляд, это порождает много проблем. Подумайте, каких – это важный вопрос.
У наших клиентов за архитекторскую работу в компании отвечает сотрудник, который совмещает ее со своей основной деятельностью. Хорошо, если это кто-то из наемных руководителей. Желательно, чтобы он был в достаточно высоком статусе, например, вице-президента, директора по развитию, советника первого лица. Чтобы пользовался большим авторитетом в коллективе. Чтобы он долгосрочно «горел» идеей навести порядок в бизнесе.
151
См. главу 19 «Законодательная и исполнительная власть в компании» в книге «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить».
У «главного архитектора» должно быть достаточно времени и сил на то, чтобы руководить поддержанием и развитием модели бизнеса. Также он должен обладать хорошим системным мышлением и навыками общения: ведь ему предстоит не только «рисовать схемы», но и получать информацию у коллег, доносить до них новые процессы и другие изменения. Зачастую – предотвращать и преодолевать их сопротивление.
В микро-бизнесе иногда на первых порах архитектор – это сам владелец. Хотя такая ситуация вынужденная: лучше, если он будет играть роль Заказчика. Постепенно он делегирует большую часть этой работы своим сотрудникам. Но при этом сам продолжает регулярно проявлять к ней интерес, поддерживать ее своей волей.
Хочу заметить, что «главный архтектор» не должен сам выполнять работу по структурированию бизнеса. В таком случае он будет создавать мертворожденные модели. Которые, возможно, и обойдутся дешевле, чем таковые, созданные внешними консультантами, но пользы от них будет немного [152] .
Задача такого человека – организовывать и координировать данную работу в компании. Создавать документы должен не он, а руководители и сотрудники различных подразделений. Утверждать – высшее руководство, причем осознанно, не автоматически.
152
«Главный архитектор» должен помогать рабочим группам: методиками работы и своим весом в компании. Организовать создание шаблонов документов, принципов их именования и хранения, механизмов их обновления и т. д.
Важно, чтобы Заказчик, «архитектор» компании и лидеры рабочих групп глубоко понимали методику наведения порядка в бизнесе. Как минимум – пусть детально изучат наши книги. Хорошо, если они пройдут к тому же Основной бизнес-лагерь «Как навести порядок в бизнесе», который мы проводим дважды в год [153] . Это сильно помогает в отладке бизнеса, повышает шансы на ее успех. Иначе можно впустую потратить годы.
153
См. подробнее – в конце этой книги и на сайте www.mrybakov.ru.
Г.
Так постепенно вырастет настоящий кодекс стандартных писаных инструкций, в большей части предложенных и разработанных самими рабочими и служащими» [154] .
Пример 53. Сергей Багузин, замдиректора по развитию крупной ИТ-компании: «Со статусом такого сотрудника Михаил попал в точку. У меня несколько функций, а эта называется «ответственный за ведение справочника внутрифирменных документов». У нас справочник реализован в файле Excel. На одном листе расположены разделы, подразделы, названия документов; разделы можно «сворачивать» и «разворачивать», устраивать контекстный поиск. «Клик» на названии документа через гиперссылку открывает сам документ. Это может быть файл Word, Excel, Project, Visio, ссылка на ресурс в Интернете».
154
Гаррингтон Эмерсон. «Двенадцать принципов производительности».
Пример 54. Алексей Тимонин, генеральный директор интернет-магазина путешествий OZON. travel: «Критически важным является умение поддерживать описание бизнес-процессов в актуальном состоянии. Многократно решая эту задачу у себя в OZON.ru, мы разработали специальный инструментарий, – несколько напоминающий функционал Microsoft Visio, который позволяет создавать иерархию процессов, функций и ролей, а также создавать графические и текстовые описания внутри. При необходимости можно сформировать документ в формате MS Word – но описание процессов изначально хранится внутри системы. Внутри компании сформирован регламент аудита и согласования основных БП – через регулярные промежутки времени с руководителям соответствующих подразделений. Под роспись и личную ответственность. В целом работает».
Как происходит управление архитектурой бизнеса и соответствующей документацией в вашей компании на сегодняшний день? Есть ли система? Удобно ли ей пользоваться? Есть ли ответственный? Вы довольны результатами?
Разработайте эффективную систему управления архитектурой своего бизнеса.
3.5. Бизнес-процессы. Итоги
Бизнес-процесс – это стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата.
Процессы – основа бизнеса, то, как он работает. Обычно они многократно повторяются в более-менее неизменном виде. Бизнес-процесс должен быть: а) описанным, б) оптимальным, в) действительно выполняться согласно описанию, г) совершенствоваться. Их отладка дает владельцам и руководителям компании большие выгоды.