Курс Менеджер по продажам промышленного оборудования и компонентов. Продажи в проекты
Шрифт:
На начальном этапе реализации проекта, как и на других его этапах, очень многое зависит от масштаба и характера проекта и внешних обстоятельств. Если в проекте участвует несколько участников, они могут начинать и завершать выполнение задач в различные сроки. Если работа одной команды зависит от своевременного завершения своей работы другой командой, может возникнуть множество вопросов, которые необходимо рассмотреть. Хотя хорошая система контроля и обеспечивает менеджера проекта достоверной и своевременной информацией о прогрессе в выполнении задач, взаимоотношения между участниками проекта и внутренней проектной командой
Участники проекта обладают большими возможностями и для срыва реализации проекта. Они могут затягивать выполнение своих задач, не завершать их в намеченные сроки, работать небрежно и производить расчеты или продукцию низкого качества. Могут складываться отношения, приводящие к конфликтам или напряженности. Участники могут демонстрировать отношение к работе, ухудшающее имидж организации в глазах своих заказчиков.
Часто организации должны разрабатывать процедуры, которые автоматически препятствуют плохому выполнению проекта. Для этого используются процессы управления деятельностью для обеспечения надлежащего уровня сотрудничества путем предотвращения и разрешения конфликтов, выявления и анализа рисков, разработки планов снижения рисков и мониторинга выполнения этих планов.
В реальной жизни выполнение любого проекта сопряжено с уникальным сочетанием проблем и ограничений, неизбежно порождающих сложности и риски. Планы приходится корректировать в процессе их реализации, и каждый этап проекта может быть несколько раз пересмотрен до его завершения. Возникают все новые и новые вопросы, которые требуется рассмотреть. В связи с этим важно разработать способы мониторинга и контроля реализации проекта, способы выявления рисков и возможностей для усовершенствования, а также способы выполнения работы в соответствии с планами и способы коррекции этих планов.
Чтобы контролировать, Вы должны иметь план, показывающий, что и когда должно произойти и информацию о том, что происходит в действительности. Сбор информации о происходящем и сравнение ее с планом мы называем мониторингом, осуществляя который мы можем выявить отклонения от плана. Более точно мониторинг можно охарактеризовать как: непрерывное сопоставление достигнутого прогресса с планом посредством повседневного и систематического сбора и анализа информации. Целями мониторинга являются отслеживание происходящих изменений, проведение регулярных проверок того, соответствуют ли наши предположения о том, что должно происходить, тому, что происходит в действительности.
Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно либо внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых или изменившихся обстоятельств. При этом учитывают взаимозависимость систем; рассматривают отчеты о состоянии проекта; разрабатывают график совещаний по проекту; обеспечивают поддержание баланса между тремя измерениями проекта и проводят отслеживание прогресса и изменений в проекте.
Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых знаний или изменившихся обстоятельств.
Контроль является важной частью управления проектом и предусматривает:
– представление отчетов
– анализ причин обнаруженных отклонений от плана;
– принятие мер для устранения отклонений.
Ключевые элементы контроля показаны на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Ключевые элементы контроля над проектом
К ключевым элементам контроля относятся:
– стандарты, содержащиеся в плане проекта,
– сбор информации в процессе мониторинга,
– механизм сравнения прогресса в реализации проектам с планом для выявления отклонений,
– процесс выявления причин проблем и выработка решений проблем, планирование соответствующих действий,
– завоевание поддержки предлагаемых изменений плана,
– осуществление корректирующих действий для приведения деятельности в соответствие с исходным или скорректированным планом.
Для осуществления мониторинга необходим сбор информации на двух уровнях:
– на макроуровне, к которому относятся сведения об общих бизнес-целях проекта, сроках, бюджете и стандартах качества;
– на микроуровне, к которому относятся сведения о выполнении индивидуальных задач (о дате начала выполнения каждой задачи, прогрессе в выполнении задачи и завершении выполнения задачи в соответствии с планом).
Однако, если Вы надеетесь, что ваши подчиненные или другие участники проекта сами предоставят Вам всю необходимую и достоверную неинтерпретированную информацию, то рискуете пропустить ранние симптомы проблемы. Многие опытные менеджеры подчеркивают важность "обхода проекта" как средства быть в курсе повседневных проблем, возникающих в процессе реализации проекта. Методами, повышающими достоверность происходящих изменений в проекте, являются отчеты о состоянии проекта, совещания и «обход проекта».
Ключевые этапы проекта и графики выполнения работ должны помочь Вам определить вехи проекта. Вехи – это точки оценки состояния проекта, которые используются для ревизии прогресса проекта. Они устанавливаются различным способом в зависимости от их предназначения:
– составление списка целей и дат их достижения;
– ключевые этапы проекта;
– «досмотр у шлагбаума» (“tollgate review).
Досмотр у шлагбаума – это один из радикальных подходов к оценке в продвижении проекта, при котором вопрос о закрытии проекта принимается в конце каждого ключевого этапа в ожидании от участников проекта убедительных доказательств его ценности для организации.
Вы должны регулярно рассматривать отчеты о состоянии проекта. Для подготовки отчета необходимо получать от членов команды проекта следующую информацию:
– выполнение делегированных задач;
– завершение ключевых этапов;
– любые отставания от графиков выполнения работ и их причины;
– любые проблемы, требующие незамедлительного решения;
– любые трудности, ожидаемые в ближайшем будущем.
Стандартный шаблон отчета может включать в себя следующие элементы: