Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Доронина Лариса

Руководитель юридического отдела

Личная подпись ____________ А.С. Соломанин

дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись ____________С.С. Березкин

дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной

стороны последнего листа подлинника документа.

Внимание! Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти визы располагаются:

на проектах законодательных актов – на лицевой стороне проекта документа;

на проектах актов Президента РФ, актов Правительства РФ – на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа;

на документах, подлинники которых помещаются в дела, – на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.);

в служебных письмах – на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте;

на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) – на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Оттиск печати

На территории России изготовление гербовых печатей регулируется ГОСТ Р 51511—2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» [21] и допускается только сертифицированными штемпелеизготовителями.

21

ГОСТ Р 51511—2001. «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст) (ред. от 04.03.2004).

Гербовые печати должны иметь органы государственной власти – как федерального, регионального, таки муниципального уровня. Печати с изображением герба РФ требуются и частнопрактикующим нотариусам при совершении ими юридически значимых действий, например, нотариально заверенных сделок по ипотеке жилья. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.

Зарегистрированные печати

имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополнительной защитой печати от подделки. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Документом установлено, что использование (наличие) печати является правом, а не обязанностью хозяйственных обществ. При этом в определенных случаях может быть закреплена обязанность компании использовать печать. Для защиты прав и законных интересов контрагентов хозяйственных обществ предусмотрено, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе хозяйственного общества.

Внимание! В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Внимание! Недопустимо ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица

В организации может быть разработан Перечень документов, на которых обязательно проставляется гербовая печать (приложение 14).

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. Печать структурного подразделения – это дополнительная печать.

Запомните! Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Печати подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.

Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.

Отметка о заверении копии документа

Определение: копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа [22] .

В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа.

22

ГОСТ Р 7.0.8—2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».