Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Доронина Лариса

Для бланка письма должностного лица органа исполнительной власти (руководителя, заместителя руководителя):

герб;

наименование органа исполнительной власти;

справочные данные об органе исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма структурного подразделения

органа исполнительной власти:

герб;

наименование органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка должностного лица органа исполнительной власти (для резолюций и поручений):

герб;

наименование органа исполнительной власти;

должность лица, внесшего резолюцию;

отметка для проставления даты;

отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

Для общего бланка органа исполнительной власти:

герб;

наименование органа исполнительной власти;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления или издания документа.

Согласно распоряжению Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 № 943/788 (с изменениями от 17.09.2008, 21.10.2008, 30.01.2009, 23.09.2010) подразделениями Администрации Президента России и Аппарата Правительства РФ при подготовке проектов указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ и иных официальных документов должны использоваться полные наименования федеральных органов исполнительной власти. Сокращенные наименования используются при подготовке распоряжений Президента РФ, распоряжений Правительства РФ, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, документов справочного характера (приложение 1). Например, Министерство юстиции РФ (Минюст России), Федеральное архивное агентство (Росархив), Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор).

Полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

указов Президента РФ;

постановлений Правительства РФ и иных официальных документов (международных договоров и др.).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

распоряжений Президента РФ;

распоряжений Правительства РФ;

протоколов заседаний и совещаний;

служебных писем;

документов справочного характера;

приложений (нетекстовых) к указам Президента РФ и постановлениям Правительства РФ;

проектов актов Президента РФ и актов Правительства РФ об утверждении положений о федеральных органах исполнительной власти.

Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации. Уничтожение бланков должно производиться по акту. Форма журнала учета бланков представлена в приложении 2.

Гербовые бланки органа исполнительной власти:

используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут уполномоченные лица органа исполнительной власти;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются уполномоченному лицу органа исполнительной власти, которое отчитывается перед бухгалтерией органа исполнительной власти материальными отчетами.

Образцы гербовых бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях 3—10.

2.2. Правила оформления документов

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция); и) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

Перечень реквизитов документов, применяемых в организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти, представлен в приложении 11.