Показываем бизнес-процессы
Шрифт:
Политика компании в области построения корпоративной архитектуры устанавливает стратегические цели в области организации деятельности, корневую модель БП, состав компонент корпоративной архитектуры, подходы к формированию и совершенствованию ее компонент, состав документов и моделей, определяющих компоненты корпоративной архитектуры, пользователей документов и моделей, подходы к автоматизации процессов мониторинга и совершенствования компонент корпоративной архитектуры.
Более подробное описание структуры и содержания документа можно найти в теме 7 «Политики компании в области регламентации бизнес-процессов» данного Навигатора (элемент 7.3).
Таблица 8.2.1
Документ «Порядок разработки положений о структурных подразделениях» устанавливает последовательность разработки, согласования, утверждения, изменения, учета положений о структурных подразделениях, а также контроль за их соблюдением (табл. 8.2.1).
Раздел «Общие положения» включает следующую информацию:
• назначение и документы, на основании которых Порядок был разработан;
• понятие структурного подразделения компании – это департамент, управление, служба, отдел, сектор или группа, находящиеся в непосредственном подчинении генерального директора либо одного из его заместителей;
• область
• срок действия;
• порядок пересмотра;
• порядок разработки, оформления, утверждения и учета Положений о структурных подразделениях.
Раздел «Требования к составу и содержанию Положения о структурном подразделении» включает следующую информацию:
• структура Положения о структурном подразделении (общие положения, основные задачи, основные функции, права, ответственность) и состав приложений:
• перечень должностных инструкций работников подразделения;
• перечень нормативных документов, которыми руководствуется структурное подразделение;
• структурная схема подразделения;
• состав раздела «Общие положения» (полное наименование подразделения, его подчиненность, цель деятельности подразделения, типовой или особый проект организации труда).
В разделе «Основные задачи» содержатся возложенные на подразделения задачи исходя из цели и направлений его деятельности, кем возглавляется подразделение, порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя подразделения, квалификационные требования к нему (согласно Квалификационному справочнику должностей служащих). Здесь также должны быть изложены внутренняя структура подразделения, число и специализация заместителей руководителя, подчиненные им участки, их взаимодействие. При этом специализация направлений деятельности внутри подразделения должна увязываться с основными его задачами и функциями.
В разделе «Основные функции» формулируются функции подразделения, необходимые для реализации возложенных на него задач. При этом следует тщательно разграничить функции внутри подразделения, чтобы исключить дублирование в работе, а также обеспечить включение всех функций в положение о подразделении. При перечислении функций указывается, какие задачи подразделение решает самостоятельно, а в решении каких лишь принимает участие.
В разделе «Права» определяется круг полномочий и прав подразделения, необходимых для реализации возложенных на него задач (не повторяя при этом функции подразделения). Права подразделения используются его руководителем, а также другими должностными лицами, в соответствии с установленным распределением обязанностей. Это, в частности, право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в сферу ответственности подразделения, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени компании, получать необходимую информацию, осуществлять проверку, контроль и т. д.
В разделе «Ответственность» устанавливается ответственность руководителя и персонала за своевременное и качественное выполнение всех порученных подразделению функций, за рациональную организацию труда, перечисляются конкретные нарушения и отступления от выполнения обязанностей и использования прав, за которые руководитель подразделения несет ответственность в дисциплинарном или ином порядке.Таблица 8.2.2
«Порядок разработки должностных инструкций» устанавливает требования, предъявляемые к порядку разработки, изменения, согласования должностных инструкций для работников компании (см. табл. 8.2.2).
Раздел «Общие положения» включает информацию о назначении, области применения и составе документа.
Раздел «Общие требования» содержит:
• определение должностной инструкции;
• порядок разработки должностной инструкции, подготавливаемой руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – самим специалистом, занимающим рассматриваемую должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, согласовывается с заместителем генерального директора, в непосредственном подчинении которого находится подразделение, юридической службой, руководителем службы управления персоналом и утверждается генеральным директором или лицом, им уполномоченным;
• порядок пересмотра, ознакомления и регистрации должностной инструкции, срок действия.
Раздел «Требования к оформлению и содержанию должностной инструкции» включает следующую информацию:
• документы, на основании которых разрабатывается должностная инструкция, и требования к наименованию должностей;
• содержание должностной инструкции (табл. 8.3.6);
• содержание раздела «Общие положения» :
1. Категория должности, которая определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.
2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих.
3. Порядок назначения и освобождения от должности.
4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия. Пункт разрабатывается на основании раздела «Должен знать» квалификационных характеристик должностей служащих.
5. Перечень должностных лиц, которым подчиняется сотрудник.
6. Перечень структурных подразделений и/или отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе. Данный пункт может быть включен в раздел «Должностные обязанности».
7. Порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае временного отсутствия сотрудника.
Пункты 3–7 разрабатываются на основе Положения о структурных подразделениях. В раздел включаются требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности, например, группа по стратегическому проектированию; местонахождение рабочего места и в соответствии с каким типовым проектом оно организовано.
Содержание раздела «Должностные обязанности» :
1. Раздел разрабатывается на основе соответствующего раздела Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
2. В разделе перечисляются обязанности работника с учетом задач и функций, определенных в конкретном структурном подразделении предприятия, с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников.
3. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями.
4. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику без изменения его
5. В раздел может быть включено положение о выполнении разовых служебных поручений.
Содержание раздела «Права» :
1. Приводится перечень прав сотрудника, определенных законодательством и внутренними документами предприятия, необходимых и достаточных для выполнения возложенных на него обязанностей. Это, в частности, право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в компетенцию сотрудника, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени подразделения или предприятия, право получать необходимую информацию, осуществлять контроль и т. д.
2. Может быть зафиксировано право служащего на рост карьеры, участие в профессиональных ассоциациях и других общественных организаций, не запрещенных законодательством Российской Федерации.
Содержание раздела «Ответственность» :
1. Указывается мера ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.
2. В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений – пункты о нарушении субординации, об ответственности за сохранность документации, разглашение сведений, составляющих служебную, коммерческую тайну или иную, ставших ему известными в процессе его профессиональной деятельности.
«Распределение ответственности между руководителем подразделения и его заместителями» является основным внутренним документом, определяющим правовой статус, направления деятельности, функциональные обязанности, конкретные трудовые функции, ответственность и права руководителя и заместителей руководителя подразделения (см. табл. 8.2.3).Таблица 8.2.3
На верхнем уровне данный документ определяет направления деятельности и основные задачи генерального директора, председателя правления; заместителей генерального директора и членов правления компании в рамках как дивизиональной, так и линейно-функциональной моделей управления.
• Дивизиональная модель управления предполагает, что основные задачи, полномочия и ответственность за их реализацию в части, касающейся филиалов, возлагаются на исполнительных директоров филиалов. При этом возложенные на заместителей генерального директора компании задачи, как правило, носят общесистемный, «штабной» характер (выработка стратегии, методологии, методов и стандартов, а также осуществление контроля за их реализацией).
• Линейно-функциональная модель управления предусматривает, что основные задачи, полномочия и ответственность за их реализацию возлагаются в полной мере как на исполнительных директоров, так и на заместителей генерального директора, и управление филиалами осуществляется через заместителей генерального директора компании по функциональным направлениям. В современных условиях применение линейно-функциональной модели зачастую носит временный характер и вводится распоряжением генерального директора компании при наличии серьезных проблемных ситуаций в организации управления соответствующим филиалом.
При обеих моделях управления задачи, а также полномочия и ответственность за их реализацию централизуются на уровне исполнительного аппарата компании по следующим направлениям: инвестиционная деятельность; информационные технологии; сбыт; топливообеспечение; безопасность; страхование рисков.8.3. Организационно-правовые документы
Рис. 8.3.1. Организационно-правовые документы (пример)
В процессе организационной деятельности компании формируется комплекс организационно-правовых документов (рис. 8.3.1), содержащих положения, определяющие статус компании, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности компании, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют основу деятельности компании.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом. Они утверждаются непосредственно руководителем (его приказом или распоряжением) либо коллегиальным органом.
Организационно-правовые документы относятся к бессрочным: действуют впредь до их отмены (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности компании и организации труда в ней в организационно-правовые документы могут вноситься изменения.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридического департамента и с заместителями генерального директора.
К организационно-правовым документам относятся:
1. Устав компании.
2. Положение о компании, включающее организационную структуру.
3. Положение о филиале, включающее организационную структуру.
4. Положение о структурном подразделении (разрабатывается и для структурных подразделений филиалов).
5. Штатное расписание (на исполнительный аппарат и на каждый филиал).
6. Должностная инструкция работника.
7. Положение о рабочем органе.
8. Модели организационной структуры, функций и распределения ответственности.
Обычно перечисленные документы, за исключением моделей, представляются на утверждение только на бумажных носителях.
«Устав компании» – правовой акт, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность компании (табл. 8.3.1).
Таблица 8.3.1
«Положение о компании» определяет задачи, структуру и ответственность компании. В документе представляется организационная структура компании, распределение функций структурных подразделений, предусмотрено рациональное их выполнение, применение современных методов организации управленческого труда (табл. 8.3.2).
Таблица 8.3.2
«Положение о филиале» определяет правовой статус, цели и предмет деятельности, функции, права, взаимоотношения и ответственность филиала (табл. 8.3.3).
Таблица 8.3.3
«Положение о структурном подразделении» определяет задачи, функции, права, взаимоотношения и ответственность подразделений. В документе должны быть отображены прогрессивные тенденции в организационной структуре подразделения, распределении функций внутри подразделения, предусмотрено рациональное их выполнение, применение современных методов организации управленческого труда (табл. 8.3.4).