Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Олкотт Грем

ШАГ ПЕРВЫЙ

Найдите лоток для бумаг – дома или на работе. Если у вас нет специального лотка, возьмите коробку или что-то в этом роде. Главное, чтобы туда помещался лист бумаги формата А4.

ШАГ ВТОРОЙ

Возьмите ручку и стопку бумаги для заметок или блокнот.

ШАГ ТРЕТИЙ

Оторвите небольшую полоску бумаги и напишите на ней то, что занимает ваши мысли, поскольку еще не сделано. Записав, положите полоску в свой лоток. В данный момент это именно то, что вас мучит, занимает все ваши мысли или остается неуловимым

ощущением того, что по какому-то проекту нужно что-то сделать.

ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ

Повторяйте третий – снова, и снова, и снова… и снова.

СОБЛЮДАЙТЕ НЕСКОЛЬКО ПРАВИЛ:

Записывайте на каждом листке бумаги только одну идею или навязчивую заботу.

Если у вас есть готовый список дел (который, я надеюсь, вы уже сочли совершенно неполным!), то просто положите его в лоток. Не надо переписывать каждый пункт на узкой полоске бумаги.

Если в папке @Action есть электронные письма, напоминающие о том, что нужно сделать вне почтового ящика, вы можете удалить их, а вместо этого положить в лоток соответствующие листочки бумаги.

Записав дело или идею и положив полоску бумаги в лоток, не возвращайтесь к ней. Даже не трогайте эти записки.

Отметьте (осознайте) собственное нежелание писать дальше, если оно есть.

Пишите дальше.

Не пытайтесь определять приоритеты, организовывать или иным образом «управлять» записанным. На этом этапе мы с вами тренируемся только в умении собирать и фиксировать информацию.

Если идея кажется хорошей, записывайте ее.

И если идея не выглядит стоящей, тоже записывайте ее.

Даже если идея больше похожа на тревогу или назойливую мысль, а не на исполнимый замысел, все равно запишите ее.

Победителем выходит тот, у кого в лотке скопится больше всего бумажек. Не сдерживайте себя, постарайтесь не переживать и… пишите.

На каком-то этапе вы почувствуете, что идеи и дела, требующие фиксации, иссякают. Тогда вспомните все роли, которые вы играете в жизни (родитель, партнер, ребенок, работник, управляющий, землевладелец, волонтер и т. п.). Многие из нас выполняют массу разных ролей. Возможно, вам стоит больше сосредоточиться на одних, а другим уделять меньше внимания.

Как понять, что вы закончили?

Если вы чувствуете, что вам больше нечего записать, можно двигаться дальше. Если вы пару минут думали и в голову ничего не пришло, можно заканчивать это упражнение. Все, о чем вы вспомните позже, можно будет позже и зафиксировать.

ШАГ ПЯТЫЙ

Прямо сейчас возьмите свой лоток (или коробку), заполненный клочками бумаги, на каждом из которых записана идея или навязчивая мысль о чем-то несделанном. Правда, в реальной жизни, отложив эту книгу, вам придется фиксировать и получать много всякой информации. Если вы сейчас дома, походите по комнатам. Найдите что-нибудь такое, что ожидает ваших действий, поднимите и положите в свой лоток. Это может быть купон на скидку в супермаркете, книга, которую нужно отнести на работу, разрешение для ребенка, которое нужно отправить в школу… Если вы в офисе, то тут ваши возможности безграничны. У вас наверняка найдется куча пожелтевших от времени записок или чеков, которые затерялись в ящиках стола. Как и раньше, не пытайтесь устанавливать приоритет дел, скрывающихся за этими бумажками или предметами.

ШАГ ШЕСТОЙ

Теперь вам нужно проанализировать все свои «сборные пункты», где может скрываться ценная информация. Нельзя ли добавить в свой лоток информацию из этих мест? Готовы ли ваши «сборные пункты» к немедленному использованию? Сделайте все необходимое, чтобы ими можно было пользоваться. Если нужно перейти в другое место, чего вы не можете сделать прямо сейчас, запишите это на бумажке и положите в лоток!

Вы справились! Все ваши идеи, беспокойные

мысли, неопределенные размышления зафиксированы и собраны. Теперь можно приступать к действиям. Хочу еще раз подчеркнуть, что в конце этого упражнения люди обычно чувствуют усталость и стресс. В таком состоянии действовать нельзя. Почувствовав стресс, быстро переходите к разделу «Организация», то есть к следующей главе. А если проделанная работа привела вас в приподнятое состояние духа, что вполне естественно, то настало время решительно, безжалостно и умело разделаться с кучей бумажек, накопившихся в лотке. Так поступил бы настоящий ниндзя!

А вы – ниндзя?

Маневренность ниндзя проистекает из способности ухватывать и фиксировать идеи в момент их появления, сохраняя сосредоточенность на текущем занятии.

Ниндзя всегда готов: отмечая и фиксируя все то, что приходит ему в голову, он готовится перейти к фазе организации. Ниндзя знает, как достичь дзен-спокойствия. Истинное спокойствие проистекает из умения быть безжалостным, подготовленным и уверенным.

Дзен-спокойствие ниндзя – это следствие ясности мышления. Умелый перенос информации во второй мозг позволяет полностью расслабиться.

7. Навыки организации

«В молодости я ценил свободу, в старости ценю порядок. Я сделал великое открытие: свободу рождает порядок».

Уилл Дюрант

К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная наша задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.

Три уровня списков

Фаза организации требует мышления в режиме «начальник», но истинный ниндзя должен не забывать о режиме «работник» (режим действия) и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого momentum [12] , когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «работника». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства. Мы с вами впервые заговорили о необходимых структурах. Далее мы перейдем к обсуждению оптимальных инструментов (бумага, программные приложения, Outlook и т. п.). Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности для решения сложных задач, с которыми мы постоянно сталкиваемся в квалифицированной работе – от мгновенных действий до задач в рамках больших проектов. Списки дел нам не помогут, поскольку содержащиеся в них задания нам предстоит разделить на два или три разных списка. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня. Так будет действовать наш второй мозг:

12

Разъяснение этого термина см. в самом начале главы 11 «Momentum» – в редакторской ссылке.

СПИСОК ПРОЕКТОВ

ОСНОВНОЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

ПОВСЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

В этой главе мы с вами обсудим все три списка, а также остальные компоненты организации. А затем мы проанализируем свое умение задавать правильно выбранные вопросы в логическом порядке. Это облегчит задачу организации и сделает процесс более интуитивным. Ближе к концу главы мы начнем обсуждать практические вопросы создания второго мозга. И, конечно же, в конце вас ждет упражнение, которое предстоит выполнить только вам!