Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Олкотт Грем

Для начала размышлений о системе организации проектов возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть!) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более широкой и глубокой, чем написано в служебной инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.

Пока не задумывайтесь над мелкими деталями своего списка проектов. Не задумывайтесь над тем, каким должен быть порядок и нумерация. Мы вернемся к этому, когда в конце главы будем выполнять упражнение.

Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о том, что вам нужно сделать. Эти размышления

обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные их проекты оставались совершенно неструктурированными. В результате люди относились к своим проектам точно так же, как к обычным действиям. Они объединяли проекты и действия в стандартном списке дел, где числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять. Чтение такого списка – дело утомительное. Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия! Именно для таких задач и предназначен ваш главный список действий.

Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «начальник». Кроме того, такие списки помогают отделить процесс размышлений от процесса действий. Приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.

Основной список действий: дело мастера боится

Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.

1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.

2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли очень быстро получить только самую необходимую информацию и так же быстро принять решение.

3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в очередной период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, – действия, которые предусматривают общение с ближайшими коллегами, или пункты повестки дня предстоящего совещания.

4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них систему, которая будет максимально эффективна для вас.

Ваш основной список действий может быть сложным или простым – по вашему выбору. Он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.

В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает личное взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря –

мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.

5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на действия. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.

Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.

СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ

Очень важно правильно подобрать слова для своего списка. Следует абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Подбор слов играет первостепенную роль. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «начальником» и внутренним «работником». Позвольте «работнику» кричать на «начальника»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Подумайте о следующих конкретных действиях, которые вы должны осуществить. Можете одновременно представлять несколько конкретных действий – не стремитесь к точному порядку. Именно эти действия и надо добавить в основной список. Основной список действий должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время. И когда это время настанет, вы сможете сделать информированный выбор.

ГЛАГОЛ, ОБЪЕКТ, СУБЪЕКТ

Если вы не уверены в том, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Если есть все три элемента, значит, вам удалось устранить неопределенность и повысить эффективность. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным. Правильно и четко подбирайте слова.

ПРАВИЛЬНЫЙ И НЕПРАВИЛЬНЫЙ ВЫБОР СЛОВ

ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ВЫПОЛНИТЬ В БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ, НЕ СЛЕДУЕТ ВКЛЮЧАТЬ В ОСНОВНОЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ СПИСОК

В основном списке действий не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее подходящее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.