Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур
Шрифт:
Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы. Часть из них являются процессными регламентами в виде текстовых описаний бизнес-процессов.
Однако для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный способ описания не оптимален. Одна из причин этого состоит в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде трудно рассмотреть системно и проанализировать. Текстовая информация воспринимается человеческим сознанием последовательно. Поэтому, например, когда сотрудник читает регламент, то, доходя до конца, он практически всегда забывает, что было в начале. Вторая причина — известный факт: человеческое сознание эффективнее работает с
Специалистами по информационным технологиям был разработан более структурированный способ описания бизнес-процессов. Они предложили разбивать бизнес-процесс по ячейкам таблицы, в которой каждые столбец и строка имеют определенное значение. Данные в таком виде более доступны для восприятия и последующего анализа. Табличная форма, поэтому, эффективнее текстовой и в настоящее время часто применяется для описания бизнес-процессов.
В последнее время интенсивно развивается и применяется при описании бизнес-процессов третий способ, основанный на графике. Графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач описания, анализа и оптимизации деятельности компании. Преимущественно они и будут рассмотрены далее.
3.2. Классическая методология описания бизнес-процессов
В настоящее время в мире используется большое количество методологий описания бизнес-процессов. Для того чтобы разобраться в этом многообразии, целесообразно выделить и рассмотреть их общие элементы. Такое обобщение в книге называется классической методологией описания бизнес-процессов.
3.2.1. Описание окружения бизнес-процесса
Описание бизнес-процесса начинается с описания его окружения. Окружение представляет собой совокупность входов и выходов процесса с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть внешними и внутренними. Внутренними являются подразделения и сотрудники компании, которые взаимодействуют с данным процессом.
Например, для бизнес-процесса «Подбор и прием персонала» входом является заявка на подбор сотрудника, поступающая из профильного подразделения. Последнее является внутренним поставщиком процесса. Выходом процесса является принятый на работу сотрудник. Профильное подразделение при этом является одновременно и внутренним клиентом бизнес-процесса.
Описание входов, выходов, поставщиков и клиентов бизнес-процесса позволяет точнее определить его границы. В качестве иллюстрации приведем следующий пример. При описании деятельности некоторой компании был выделен процесс, названный «Комиссионирование». Такое название оставляло неоднозначность в понимании сути процесса даже опытными сотрудниками. Ситуация была полностью прояснена при описании окружения процесса. Было выявлено, что входом является заявка складу на набор заказа, поступающая от отдела сбыта — внутреннего поставщика. Выходом является собранный заказ, передаваемый отделу доставки — внутреннему клиенту. Таким образом, разработка схемы окружения бизнес-процесса, особенно в сложных ситуациях, оказывается просто необходимой.
При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется строить его графическую схему в виде, приведенном на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Схема окружения бизнес-процесса
3.2.2. Классификация
При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется разделять его входы и выходы на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются, соответственно первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.
Такая рекомендация обусловлена тем, что при описании окружения бизнес-процесса выявляется большое количество входов и выходов, что делает схему громоздкой и сложной. В то же время входы и выходы обладают разной значимостью с точки зрения анализа и принятия решения. Поэтому целесообразно их разделять на два типа, отделяя существенное от менее существенного в конкретном случае. Для проведения такого разделение можно воспользоваться определениями и примерами, приведенными в табл. 3.1.
Табл. 3.1. Описание первичных и вторичных входов и выходов бизнес-процесса
Первичный вход — вход, инициирующий начало бизнес-процесса.
В примере с бизнес-процессом «Комиссионирование» заявка на набор заказа является первичным входом. В процессе набора сотрудники склада используют тару, которая тоже является входом, но это вход вторичный, он не инициирует бизнес-процесс.
При описании окружения бизнес-процесса нужно сделать акцент на отображение первичных входов. Про вторичные входы на этом этапе можно забыть. Они будут описаны при дальнейшей детализации процесса, так как на более низком уровне найдутся подпроцессы, для которых эти входы являются первичными.
То же самое относится и к выходам. Первичным выходом называют выход, ради которого существует процесс.
В примере с бизнес-процессом «Комиссионирование» первичным выходом является собранный заказ. При выполнении данного процесса имелись и другие выходы. Так, если складская ячейка, содержащая определенную товарную позицию, была пуста, наборщица информировала об этом складских работников, в чьи обязанности входило пополнение ячеек. Эта информация также является выходом, но этот выход не является первичным для бизнес-процесса «Комиссионирование», процесс существует не ради него. Следовательно, он является вторичным.
Описание вторичных выходов происходит аналогично описанию вторичных входов: при дальнейшей детализации процесса, на соответствующем более низком уровне.
Следующим действием за описанием окружения бизнес-процесса является описание его внутренней структуры. При этом описываются входящие в процесс подпроцессы, а также материальные и информационные потоки, протекающие между ними. Классическая технология описания бизнес-процессов для решения этой задачи использует два стандарта — DFD и WFD.
Стандарт DFD - Data Flow Diagram представляет собой диаграмму потоков объектов3, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня4.
Стандарт WFD — Work Flow Diagram представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня5. У диаграммы потоков работ имеется и другое название — диаграмма алгоритмов.
3.2.3. Построение диаграмм потоков объектов (DFD) бизнес-процесса
Диаграмма потоков объектов (DFD), как уже было сказано, используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. На ней показываются подпроцессы, входящие в состав описываемого бизнес-процесса, ответственные и исполнители, а также входы и выходы каждого из подпроцессов (см. рис. 3.3). Входы и выходы представляют собой информационные или материальные потоки. При этом выходы одного подпроцесса могут являться входами для других.