Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса
Шрифт:
— Что-то ты мудришь! — голос Тима звучал скептично, однако Уиллу уже была знакома эта своеобразная манера выражаться. — У нас одна аудитория. Кроме того, разве не один и тот же человек смотрит и новости, и комедийные сериалы, и фильмы?
Неожиданно в разговор вмешался Кейси:
— Я думаю, Уилл говорит о контексте.
Уилл был поражен:
— Честно говоря, я не думал об этом, однако это верно. Контекст, — юноша задумался о простом, но таком значимом замечании своего начальника.
— У человека, который собирается посмотреть комедийный сериал, совсем иные ожидания от передачи, чем
Глава Aip Software повернулся к Уиллу:
— Продолжай, мы слушаем тебя.
| Драма | Структура |
|---|---|
| … | Ежедневно — новости (5 мин) |
| … | Еженедельно — комедийный сериал/документальная хроника (1 час) |
| … | Художественный фильм (2 часа) |
| … | Сериалы (6 часов и дольше) |
Доска Уилла — недостающие элементы совещаний
Уилл с благодарностью взглянул на своего начальника и продолжил:
— Я сразу перейду к делу. Думаю, нам нужно начать с того, чтобы организовать ежедневный обмен новостями или что-то вроде этого. Давайте назовем эти встречи ежедневными пятиминутками. Мы станем собираться по утрам в этом конференц-зале и просто сообщать друг другу о своих делах и планах.
— Каждый день? — недоуменно переспросил Мэтт.
— Именно так, — заверил его Уилл. — Эти утренние пятиминутки избавят нас от бесчисленных обменов сообщениями по электронной и голосовой почте, от бесконечных телефонных звонков и множества вопросов. Я нахожусь в центре этого водоворота, так что все это известно мне не понаслышке. "Кейси сегодня на месте?", "Кто должен прийти сегодня на совещание по маркетингу?", "Так мне поговорить по этому вопросу с юристами, или это сделает Тим?"
Наконец, слова Уилла попали в самое яблочко: все смущенно заулыбались.
Он тоже улыбнулся и продолжил:
— Но если вы все соберетесь всего лишь на пять минут вместе, то разве трудно будет выяснить, кто из вас и чем собирается сегодня заняться?
— А как же те, кого нет в офисе? — вдруг спросил Кейси.
| Драма | Структура |
|---|---|
| Ежедневные пятиминутки | Ежедневно — новости (5 мин) |
| … | Еженедельно — комедийный сериал/документальная хроника (1 час) |
| … | Художественный фильм (2 часа) |
| … | Сериалы (6 часов и дольше) |
Доска
Уилл на секунду задумался:
— Даже если вас в офисе присутствуют только трое из вас, им стоит встречаться здесь на пять минут. Во-первых, хотя бы трое человек будут в курсе всех ожидаемых и планируемых событий. Во-вторых, если возникнут вопросы у отсутствовавшего на пятиминутке сотрудника, любой из этих троих сможет дать ему исчерпывающий ответ. И поймите, речь идет именно о пяти минутах! Я не верю в то, что их нельзя найти в вашем рабочем графике.
Уилл ловил понимающие взгляды и понимал, что его старания не пропали даром. Лишь Мэтт упорно не желал соглашаться:
— Почему ты думаешь, что у нас каждый день есть что сказать друг другу?
Уилл ждал этого вопроса и был готов к ответу:
— Если у вас нечего сказать, пусть совещание продлится 15 секунд. Но я готов поспорить на семь долларов, которые лежат у меня в кармане, что вам будет что сказать друг другу и вам придется постараться, чтобы уложиться в пять минут. Кстати, тщательно следите за временем, чтобы пятиминутки не превращались в ежедневные полноценные совещания.
Теперь заинтересовался даже Тим:
— А что дальше? Кажется, комедийные сериалы и документальные хроники?
Уилл перевел дыхание: "С одним видом совещаний разобрались, осталось три".
— Давайте вспомним наши совещания. Поскольку мы проводим их раз в неделю, они соответствуют комедийным сериалам либо документальным хроникам.
Все внимательно слушали Уилла.
— В случае с комедийными сериалами вы знаете, как правило, чего от них ожидать, сколько они будут длиться, а также вы рассчитываете на развязку сюжета в пределах одной передачи. Возможно, они не такие уж захватывающие и вряд ли изменят вашу жизнь. Но зато они предсказуемы, и в целом их приятно смотреть.
— Я не понимаю, к чему ты ведешь, — признался Кейси. Он был решительно настроен основательно во всем разобраться.
Тогда Уилл решил говорить прямо, а не проводить аналогии, желая донести до присутствующих важную информацию, он не хотел рисковать.
— Значит так: на наших еженедельных совещаниях мы должны рассматривать исключительно тактические вопросы. Кроме того, нам следует научиться укладываться в один час времени, — он помолчал, прежде чем сказать самое главное. — И еще, никакой повестки дня.
— Что? — Коннор даже привстал со своего места. — Да с такими порядками совещания станут еще бесполезнее!
— Нет. Напротив, они значительно улучшатся. Я сейчас объясню, — Уилл перевел дух и продолжил. — Еженедельные тактические совещания должны начинаться с того, что каждый участник в течение одной минуты представляет свои рабочие планы на неделю, — Уилл написал на доске "Еженедельная тактика".
— Это похоже на разминку в телевизионных шоу, — заметил Кейси.
— Да, разминка, — улыбнулся Уилл. — Отличное сравнение. В нашем случае это просто просьба ко всем присутствующим на совещании рассказать о трех главных делах, запланированных на текущую неделю. И у каждого есть на это только одна минута.