Смерть от совещаний: Как решить самую наболевшую проблему бизнеса
Шрифт:
"Что же все-таки происходит?" — недоумевал Уилл.
Когда Уилл вернулся в конференц-зал, все рассаживались по своим местам. Он сразу же заметил произошедшую перемену — атмосфера была куда серьезнее и напряженнее, чем прежде.
— Давайте продолжим, — сказал Кейси и посмотрел на Уилла.
— Хорошо. Мэтт поинтересовался, как уложить все обсуждения во время еженедельных тактических совещаний в 45 минут. Для того чтобы разобраться, мы должны поговорить о таком типе совещаний,
Он подошел к доске и записал "Ежемесячная стратегия" под словами "Ежедневные пятиминутки" и "Еженедельная тактика".
— Представьте себе, что проходит еженедельное тактическое совещание, и кто-то говорит: "На нашем рынке появился новый конкурент", или "Я думаю, мы должны подумать об открытии совместного предприятия с ESPN'', или "Давайте пересмотрим нашу рекламную политику". В этом случае нужно преодолеть искушение.
— Преодолеть искушение? — Мэтт хотел добиться полной ясности.
— Да. Искушение завязать ужасно интересный разговор, который, однако, не поможет решить текущие задачи компании.
| Драма | Структура |
|---|---|
| Ежедневные пятиминутки | Ежедневно — новости (5 мин) |
| Еженедельные тактические совещания | Еженедельно — комедийный сериал/документальная хроника (1 час) |
| Ежемесячная стратегия | Художественный фильм (2 часа) |
| … | Сериалы (6 часов и дольше) |
Доска Уилла — недостающие элементы совещаний
София не сдержалась:
— Но ведь только об этом… — она спохватилась. — Я хочу сказать, что на наших совещаниях нередки подобные обсуждения.
Все поняли, что она хотела сказать на самом деле, и засмеялись.
— Вот в этом-то и дело! — воскликнул Уилл. — Я согласен, что эти темы очень интересны. Именно поэтому, по большому счету, вы и работаете здесь. Для решения этих больших и важных вопросов вы применяете аналитические способности, опыт и интуицию.
— Так почему же о них нельзя говорить на тактических совещаниях? — спросила София.
— Есть несколько причин.
Все слушали Уилла, затаив дыхание.
— Во-первых, во время тактического совещания вы не располагаете достаточным временем для того, чтобы серьезно вникнуть в хотя бы один из этих вопросов. В итоге обсуждение становится неполным, поспешным и, в конечном счете, бесполезным.
Уилл остановился, чтобы выслушать возможные возражения и вопросы. Однако в комнате стояла тишина,
— Во-вторых, даже если у вас и есть достаточно времени, нельзя быстро переключиться с обсуждения тактических проблем на решение стратегических вопросов.
— Это то, о чем говорил я, — добавил Кейси. — Контекст.
— Правильно, — Уилл не был уверен, что все его поняли, и привел пример. — Представьте, что у вас есть два телевизора, и вы пытаетесь смотреть одновременно "Все любят Раймонда" и "Друзей".
Аналогия понравилась всем, однако Уилл чувствовал, что и этого недостаточно.
— Или представьте, — продолжил он, — что президент Соединенных Штатов обсуждает на одном совещании проблемы национальной безопасности и украшение Белого Дома к Рождеству. Это же абсурд!
Кейси вздохнул и заговорил. Казалось, что он только сейчас осознал тщетность всего того, что происходило на совещаниях в Aip Software:
— Если на тактическом совещании мы разбираем стратегические вопросы, мы не только не решаем их, но еще и отвлекаемся от насущных проблем компании, которые оказывают непосредственное влияние на ее текущую деятельность.
Тим с жаром поддержал его:
— Вот именно! Мы начинаем разглагольствовать о том, что нам предстоит выполнить в следующем квартале или даже в следующем году, а в конце концов не успеваем выстроить четкие планы на следующую неделю. Или даже на ближайший день.
Искренние и непривычно пылкие слова финансового директора вызвали улыбки у большинства присутствующих.
— Вот поэтому, — подчеркнул Уилл, который не хотел останавливаться на достигнутом, — нужно проявить силу воли и отложить решение этих интереснейших стратегических вопросов до того времени, когда вы сможете уделить им должное внимание.
— А что, если этот вопрос настолько важен, что о нем нельзя забыть до следующего ежемесячного стратегического совещания? — поинтересовался Кейси.
— Прекрасно, — Уиллу все больше и больше нравился этот разговор ("Да я, оказывается, прирожденный преподаватель!" — похвалил он сам себя). — Если это неотложный вопрос, проведите стратегическое совещание в тот же день. Его можно назвать "экстренным". Да как угодно. Важно не смешивать его с еженедельным тактическим.
Кейси кивнул.
— А сколько вопросов можно рассматривать во время одного стратегического совещания? — поинтересовался Мэтт.
— Один или два, — не задумываясь ответил Уилл. — В крайнем случае три, если время позволяет. Важно выбрать действительно самые актуальные вопросы и заняться ими вплотную.
— Получается, что для стратегических совещаний нам понадобится повестка дня? — спросил Тим.
— Да. Составляя повестку дня, вы волей-неволей проделываете определенную работу, загодя начинаете обдумывать некоторые вопросы. И эффективность обсуждения уже непосредственно на совещании значительно возрастает.
Мишель подняла руку: