Культура русской речи: учебное пособие
Шрифт:
Российский государственный гуманитарный университет
СПРАВКА
Дата Номер
Кулькова Елена Ивановна учится на III курсе дневного отделения факультета государственного делопроизводства. Справка выдана для представления в поликлинику.
Декан
факультета государственного
делопроизводства (подпись)
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении
Контрольно-ревизионный отдел
Дата
Генеральному директору
объединения Иванову И.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О назначении документальной ревизии в магазине №…
При проведении 09.04.2008 г. инвентаризации товарных фондов магазина №… обнаружена недостача различных товаров на сумму… рублей.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №… за период с 01.01.2007 по 09.04.2008 г.
Зам. начальника
отдела (подпись)
Обратите внимание!
Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения.
Внешняя докладная записка, адресуемая в высшестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем.
Как во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога О и формулируется с помощью отглагольного существительного: О кулинарных…; О проверке… и т. п.
Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда и разнообразие содержания писем. Классифицировать деловые письма можно по основным производственным ситуациям, вызывающим необходимость в переписке.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.).
Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма можно классифицировать по аспектам, содержащимся в деловых письмах:
• факт напоминания – письмо-напоминание;
• выражение гарантии – письмо гарантийное;
• указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;
• информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;
• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;
• предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное разделение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка,
Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Например:
Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «Организация делопроизводства». Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Приложение: на 24 л. в 1 экз.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Например:
Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста «Документовед-организатор документационного обеспечения управления». Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корретировке учебного плана.
Заседание состоится в помещении Российского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Никольская, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 час. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.
Председатель Совета УМО
Проф., д-р ист. наук Ю.А. Иванов
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Например:
Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.
Оплата гарантируется со счёта №… в… отделении Госбанка.
Завод готов принять на работу выпускницу университета по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Её муж может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.
Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа.
Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Например:
При развёртывании работ по реставрации исторических зданий университета выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью… кв. м для перенесения всех учебных занятий во время реставрации зданий.