Культура русской речи: учебное пособие

Маслов Виктор Георгиевич

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учётные документы.

Каждый документ имеет определённую текстовую форму. Различают пять типов записи текстов: линейная

запись (автобиография, заявление, доверенность и др.); трафарет (справки, контракты, доверенность и др.); таблица (финансовые ведомости и др.); анкета (личный листок по учёту кадров и др.); тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в ГОСТ «Организационно-распорядительная документация. Основные положения» (М.: Главархив, 1975).

Личные документы. Заявление и доверенность

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Декану исторического факультета

Московского государственного

университета им. М.В. Ломоносова

проф. Соколову И.С.

аспирантки кафедры истории

Ивановой Н.А.

заявление.

Прошу командировать меня в Сакт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными документами по теме диссертации.

Дата (подпись)

Главе города Шуи

Маслову А. А.

Иванова В.В., проживающего по

адресу: Шуя, ул. Вихрева, д. 18, кв.3

заявление.

Прошу принять меня на работу в качестве экономиста в Отдел инвестиционной политики, экономики и предпринимательства.

Дата (подпись)

Обратите внимание!

1. Расположение частей заявления:

1) наименование адресата пишется вверху с отступом в треть строки;

2) фамилия, имя, отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от, чаще без него;

3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4) текст заявления пишется с красной строки;

5) дата ставится слева; подпись – справа.

2. Оформление наименование адресата:

если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица – в дательном.

3. Клишированные формы:

1) просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т. п.);

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т. п.);

2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что… в связи с тем, что… на основании того, что; потому что… так как… учитывая (что?).

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо представляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я,

аспирант второго курса филологического факультета Сафошкин Александр Иванович, доверяю аспиранту второго же курса Иванову Владимиру Вячеславовичу получить мою стипендию за март 2008 г.

Дата (подпись)

Подпись аспиранта Сафошкина А. И. удостоверяется.

Дата (подпись)

Обратите внимание!

1. Расположение частей доверенности:

1) наименование документа пишется по центру строки;

2) текст начинается с красной строки;

3) дата – слева, подпись – справа;

4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

2. Клишированные формы:

Кто? + доверяю + кому? Инфинитив (получить…).

Распорядительные документы.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и др.

Ивановское городское объединение книжной торговли «Ивкнига»

ПРИКАЗ

15.07.2008 № 23

Об активизации работы по пропаганде и распространению печатных изданий среди молодёжи

Во исполнение решения Администрации г. Иваново от 23.06.2008 № 3081 «Об активизации работы по пропаганде и распространению среди молодёжи печатных изданий, раскрывающих внутреннюю и внешнюю политику российского государства».

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Директорам магазинов городского подчинения организовать книжные выставки, раскрывающие роль молодёжи в государстве, к 01.08.2008.

2. Директорам районных книжных объединений утвердить планы пропаганды и распространения книг среди молодёжи через народные книжные магазины и отделения Всероссийского общества любителей книги к 15.08.2002.

3. Директору магазина Зайцевой Л.А. разработать предложения о создании молодёжного клуба книголюбов на базе магазина № 185 «Основа» до 05.08.2008.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела организации торговли Целикова И. В.

Генральный директор (личная подпись) А В. Грошев