Основы русской деловой речи
Шрифт:
В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за… Позвольте выразить признательность за…
Использование вводных конструкций может подчеркнуть связь с предшествующей перепиской. Например: Как Вам уже известно, мы взяли на себя определенные обязательства…
Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого
Невежливым считается усложнять письма формулировками и терминами. Тексты становятся невнятными, что может привести к непониманию или к тому, что получатель вынужден будет задавать вопросы. Поэтому, если текст письма неоднозначен, его следует переработать.
В делопроизводстве соблюдаются четкие правила в практике подписания деловых бумаг в соответствии с должностным уровнем. Так, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор и только в крайнем случае его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.
В последние годы в связи со значительным расширением деловых связей наших бизнесменов с иностранными партнерами стал особенно актуален вопрос: какие этикетные формы предпочесть при отправлении официальных писем за рубеж? В этом случае обязательно должен использоваться стандарт делового письма, а при подготовке корреспонденции в другие страны лучше всего придерживаться установившихся там речевых оборотов и форм.
Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.
«Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений». [123]
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Перечислите основные правила ведения деловой переписки.
2. Приведите все возможные формы официального обращения.
3. Каковы особенности употребления местоимений в официально-деловых документах?
4. Какими средствами достигается объективность изложения содержания в документах?
5. Каковы правила подписания деловых писем?
123
Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Указ. соч. – С. 344.
Рекомендуемая литература
1. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Русский язык и культура речи: справочное пособие. – Ростов-на-Дону, 2005.
2. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. – М., 1993.
3. Веселов П. В. Как составить служебный
4. Ганапольская Е. В., Волошинова Т. Ю., Анисина Н. В. Русский язык и культура: Семнадцать практических занятий / Под ред. Е. В. Ганапольской и А. В. Хохлова. – СПб., 2005.
5. Ивакина Н. Н. Профессиональная речь юриста: учеб. пособие. – М., 1997.
6. Кирсанова М. Д. Современное делопроизводство: учеб. пособие. – 4-е изд. – М., 2004.
7. Кожина М. Н. Некоторые аспекты изучения речевых жанров в нехудожественных текстах // Стереотипность и творчество в тексте: Межвуз. сб. науч. трудов. – Пермь, 1999. – С. 22–40.
8. Кожина М. Н. О речевой системности научного стиля сравнительно с некоторыми другими. – Пермь, 1966.
9. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 3-е изд., испр. и доп. – М., 2002.
10. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., 1997.
11. Рахманин Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учеб. пособие для средних специальных учебных заведений. – М., 1988.
12. Стилистический энциклопедический словарь русского языка / Под ред. М. Н. Кожиной. – М., 2006.
13. Теплицкая Т. Ю. Правила деловой переписки. – Ростов-на-Дону, 2006.
14. Федосюк М. Ю., Ладыженская Т. А., Михайлова О. А. и др. Русский язык для студентов-нефилологов: учеб. пособие. – М., 2001.
15. Функционально-стилистический аспект различных типов текста: межвуз. сб. науч. трудов. – Пермь, 1991.
16. Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Деловая корреспонденция: справочник. – М., 2004.
Приложение
Некоторые общие правила использования сокращенийв текстах документов
В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения.
В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:
1) почтовые сведения – г., обл., р-н, п. я., ст., отд. и т. п.;
2) наименование должностей и званий – проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и. о., пом. и т. п.;
3) названия документов – ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.;
4) слово «год» – г., гг., в 2006/07 отчетном году;
5) денежные единицы – 2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн;
6) текстовые обозначения – т. д., т. п., см., пр., напр., др., ср., гл., с. г.