Основы русской деловой речи
Шрифт:
Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
При регистрации в регистрационную форму из документа выписываются:
1) дата получения;
2) входящий (регистрационный) номер, присвоенный документу учреждением-получателем;
3) дата документа;
4) индекс документа;
5) автор (корреспондент);
6) заголовок (краткое обозначение сведений о составе и содержании документа);
7) количество листов и экземпляров;
8) резолюция;
9) срок исполнения;
10) исполнитель (кто
11) ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
12) номер дела (куда документ помещен после исполнения).
При регистрации документа на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически могут быть использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Поиск может вестись по любому из введенных показателей.
3.4. Обработка исходящих документов
К исходящим относятся документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения (вышестоящие организации, подчиненные учреждения) или частным лицам, приславшим обращение. Обработка исходящих документов состоит из составления чернового варианта документа, подготовки проекта документа, его согласования (визирования), удостоверения (подписания) документа, отправки документа.
Работу по подготовке документа ведет ответственный исполнитель.
Подготовленный документ передается для подписания должностному лицу через службу ДОУ или секретаря руководителя.
В начале работы исполнитель составляет черновой документ. После необходимых консультаций исполнитель создает проект документа. Данный проект составляется на бланке организации, который соответствует будущему документу. При необходимости проект проходит процедуру внешнего согласования, которая оформляется грифом согласования. Затем проект передается исполнителем на подпись должностному лицу со всеми материалами, на основании которых он готовился.
Руководитель может сразу подписать документ, а может отправить его на доработку, внеся свои замечания. В этом случае документ дорабатывается и вновь собираются визы согласования. Процедура подготовки проекта документа может повторяться, и каждый раз она должна быть проведена исполнителем от начала до конца.
Подпись в документе – один из самых важных реквизитов. В него входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При этом инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор
ООО «Форус»
Личная подпись Ф. Н. Никитин
Печать заверяет подлинность документа и подписи руководителя. Оттиск печати должен хорошо читаться и захватывать часть личной подписи. Название организации и печать должны соответствовать друг другу.
По российским стандартам, датой письма считается дата его подписания руководителем, по западным канонам – день составления документа.
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования – остается в деле организации.
Перед отправкой
1) наличие подписи;
2) наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
3) наличие заголовка;
4) правильность адресации (кому направлен документ);
5) если документ предназначен рядовому корреспонденту, наличие адреса;
6) наличие отметки об исполнителе;
7) наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений;
8) номер дела, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, наличие приложений, порядок отправки и т. д.
Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или в первой половине следующего дня.
Все вышеперечисленные действия обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.
В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (по факсу, электронной почтой) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты коренным образом сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
«Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения подписи (авторизации документа), т. е. необходимо применение специальной программы „электронной подписи“, и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом». [113]
113
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 3-е изд., испр. и доп. – М., 2002. – С. 18.
3.5. Информационно-справочная работа
Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах управления. Служба делопроизводства или секретарь-референт на основе этого банка данных могут в любой момент ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Внедрение автоматизированных систем регистрации документов существенно изменило возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами позволяют наводить справки по любой комбинации данных, введенных в регистрационную карточку документа. Справка может выдаваться: по конкретному документу, по теме или содержанию, по корреспонденту или автору, по региону и т. д. Справку также можно выдавать по исполненным документам, по документам, находящимся в работе и, при необходимости, по архивной базе данных.