Основы русской деловой речи

Коллектив авторов

Обработка внутренних документов

К внутренним документам, как правило, относятся распорядительные документы, объяснительные и докладные записки, протоколы и акты.

Обработка внутренних документов при подготовке и оформлении организуется в соответствии с общим порядком работы с исходящими документами, а на этапе исполнения документы повторяют путь входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

Контроль исполнения документов

Контроль

исполнения документов – «совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». [114] Можно выделить контроль по существу решения вопроса (выполняют руководители всех рангов) и контроль сроков исполнения задания (выполняет служба ДОУ, учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения, в небольшой фирме – секретарь). Важным условием эффективности контроля является его централизация.

114

ГОСТ Р51141–98… – П. 67.

Типовые сроки исполнения документов определяются нормативно-правовым актом. Индивидуальные сроки устанавливаются организационно-распорядительным документом организации или резолюцией руководства. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» [115] дан перечень типовых сроков исполнения документов.

Периодически составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

115

Государственная система документационного обеспечения управления. – М., 1991.

В последние годы широко используется автоматизированный контроль исполнения документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя, а также исполнителю может посылаться предупреждение о документах с истекающим сроком исполнения. В любой момент компьютер может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа.

Учет объема документооборота

При определении объема документооборота учитывают все подлинные экземпляры документов. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают отдельно. Копии документов также учитываются отдельно.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятия «документооборот» и «система документов», перечислите основные группы документов организации.

2. Как регулируется и управляется система документооборота на государственном

уровне? Зачем нужна эта система управления и совершенствования документооборота?

3. Перечислите основные этапы документооборота. Раскройте содержание каждого из них.

4. Как следует поступать с поступившим в организацию документом? В чем заключается регистрация входящего документа?

5. Как готовится и оформляется исходящий документ?

6. Охарактеризуйте особенности документооборота, осуществляемого с помощью современных средств связи.

§ 4. Дипломатический и законодательный подстили: жанры письменной коммуникации

4.1. Документы дипломатического подстиля

Вся информация, предназначенная либо для собственного правительства, либо для передачи представителям другого государства, заключается в определенного вида дипломатических документах.

В дипломатическом подстиле одной из основных является воздействующая функция. Поскольку партнеры в дипломатических отношениях, два соседних государства или главы этих государств, находятся на равных, то в качестве средства воздействия используется именно язык. «Язык – оружие дипломата».

Дипломатический подстиль в целом характеризуется:

– наличием системы терминологии, насыщенной международными терминами, как заимствованными (атташе, коммюнике и др.), так и русскими (посол, наблюдатель и др.);

– этикетными словами – обращениями к представителям государств, титулами и формами титулования: король, принц, Ее Высочество, Его Превосходительство, Ваша Светлость, господин Президент и др.;

– эмоциональностью, представленной в некоторых жанрах этого подстиля.

Любой дипломатический документ имеет свой протокол составления, который включает список обращений к тем или иным главам государств, главам правительства, к другим дипломатическим работникам. Использование этого протокола составления дипломатических документов показывает в письменной форме уважение к адресату. Как правило, дипломатические документы начинаются с принятого в этой сфере коммуникации специального комплимента и заканчиваются им (даже если в документе излагается какой-то протест, отправитель должен соблюдать форму приличия в документе, т. е. начать и закончить документ формами уважения и комплиментами).

Дипломатический документ не должен содержать фраз принуждающего характера (Ваше правительство должно, Вы обязаны и т. п.), не должен быть фамильярным, содержать обидных сравнений, насмешек. Даже протест выражается в приличных фразах. Дипломатический язык настолько тонок, что, составляя какой-либо документ, необходимо помнить об особенностях страны, поскольку совершенно безобидная шутка на Западе может быть воспринята восточными странами как серьезное оскорбление.

Дипломатическому документу присущи краткость и четкость изложения, лишь при обращении к представителям высшего общества (королева, президент и т. п.) уместны витиеватость и образность. Дипломатический стиль своеобразен, легко узнаваем и нередко используется в целях стилизации.