Основы русской деловой речи

Коллектив авторов

Нередко на этой стадии проведения совещания ведущий обращается к участникам с конкретной просьбой. Речевое воплощение жанра просьбы в составе делового совещания представлено сочетанием глагола просить в перформативном употреблении с инфинитивом, например: Прошу всех представиться… Прошу соблюдать тишину… Прошу всех принять участие в обсуждении этого вопроса.

В ситуации деловых совещаний часто встречается употребление существительного просьба в сочетании с инфинитивом: Просьба подготовить к следующему совещанию отчет… У меня просьба провести мониторинг по тому состоянию / которое есть на сегодняшний день в компаниях / которые входят в Ассоциацию…

Завершение

делового совещания представляет собой комплекс жанров подведения итогов и прощания. На этой стадии ведущий подводит итоги обсуждения вопросов, обобщая важнейшие положения, при этом в протоколе четко фиксируется, кто и что будет выполнять, а затем прощается с участниками совещания. Для вербализации перечисленных речевых жанров коммуниканты используют нейтральные формулы речевого этикета.

Деловые совещания в значительной степени характеризуются подготовленностью речи их участников. Подготовленность речи вытекает из того, что повестка дня известна заранее и все участники имеют возможность подготовить необходимую информацию и собственные устные выступления. Предварительная подготовленность к совещанию проявляется также в том, что вопросы, задаваемые директором, имеют конкретный и целенаправленный характер, а содержание аргументов участников совещания заранее обдумано.

Наибольший интерес представляет проблемное совещание в силу его сложности и важности для развития предприятия, при решении наиболее актуальных вопросов. Рассмотрим конкретный пример такого совещания (см. приложение в конце данной главы).

Ситуация: в Ассоциации экспедиторов проходит очередное деловое совещание. Участники совещания – директора транспортных компаний. Все пришли в зал заседаний в назначенное время. Совещание проходит в официальной обстановке. Повестка дня известна заранее, поскольку за несколько дней до совещания каждому участнику было отправлено соответствующее информационное письмо:

Директорам компаний, членам АЭСПб,

Членам правления АЭСПб

Уважаемые господа!

Довожу до вашего сведения, что 27 февраля 2002 года в 16 часов состоится совещание правления АЭСПб по адресу: ул. Двинская, д. 10, офис 423.

Повестка дня

1. Железнодорожные перевозки.

2. Определение основных направлений в связи с началом нового года.

3. Мониторинг.

4. Назначение нового директора Ассоциации экспедиторов.

С уважением,

директор АЭСПб Н. Г. Багаева

На совещании присутствовало 11 человек. Ведущий – директор этой компании, женщина 47 лет, придерживающаяся авторитарного стиля ведения делового совещания. Остальные участники – представители своих компаний, управляющие среднего и высшего звена, мужчины от 40 до 55 лет и одна женщина 40 лет, директор транспортной компании.

Директор Ассоциации экспедиторов занимает активную позицию: именно она ведет совещание и определяет очередность выступления участников. Участники совещания выполняют асимметричные социальные роли. Для коммуникантов характерна строго упорядоченная иерархия их позиций, статусов и ролей. Вступая в речевое общение, каждый участник идентифицирует коммуникативную ситуацию, принимает соотнесенную с ней роль и строит речь по канонам данной ситуации, соответствующего речевого жанра.

Для ведущего на первой стадии совещания актуальны следующие интенции: поздороваться, познакомить с повесткой дня, представить докладчика по первому вопросу:

Так, основная наша сегодняшняя задача / это железнодорожные перевозки / которые возглавляет «С» // И потом / как всегда / это начало года / это определение всех направлений / которые будут вести члены правления // На

прошлом заседании я говорила / чтобы вы подумали о тех основных положениях / позициях / которые берете как члены правления на себя // Поэтому к этому мы подойдем // Ну / и я должна представить вам / хотя его все хорошо знают / Сергея Николаевича Жусупова / представителя Морского торгового порта / нашего сегодняшнего оппонента по некоторым вопросам…

Второй участник асимметричного общения – представитель Морского торгового порта г-н Жусупов. Фрагмент его выступления:

Я хотел бы сейчас услышать вопросы / которые возникли у вас // Предлагаю рассмотреть все // Мы союзники / а не оппоненты // Я хочу услышать каждого // Если есть вопросы / связанные с железной дорогой / вопросы / связанные с подачей вагонов / то я готов на них ответить // (предложение) Вы (обращаясь к С.) привели такую информацию / 6 суток выгружали вагон // Это несерьезное обвинение в адрес порта // Это не обоснованно // Мы даже коммерчески рискуем // Такая информация / значит была такая задача // С точки зрения защиты порта / 3 района / возможности достаточно // 12 вагонов в день // 3 станционных места для обслуживания вагонов // Все понимают основную проблему / это неспособность железной дороги // Начиная с ноября перевозок стало больше // К этим перепадам железная дорога не готова // Морской порт каждый год расширяет свои возможности // Ни одного пути / который позволял бы маневрировать / не построено…

Затем директор Ассоциации экспедиторов на правах хозяина снова занимает активную позицию – благодарит, задает вопрос:

Поактивнее //… Больше нет вопросов к Сергею Николаевичу? Большое спасибо // Слово предоставляется Свердлову М. Ю. …

В процессе обсуждения участники совещания задают вопросы, запрашивают информацию, подтверждают, уточняют ее, принимают ее к сведению. Четкое распределение обязанностей и их выполнение способствуют коллегиальной работе. Выступление участников может прерываться только ведущим с требованием соблюдения регламента при уклонении от темы выступления или превышении временных рамок. Остальные участники совещания не могут перебивать выступающих и вмешиваться в их монолог. В конце совещания ведущий подводит итоги и прощается с участниками совещания.

В ходе делового совещания нередко возникают ситуации, нарушающие установленную очередность событий. В этих случаях ведущий в начале совещания объявляет обо всех изменениях в повестке дня. Приведем фрагменты таких совещаний.

1. Ведущий. – Здравствуйте // Так / ну / давайте / может быть / ждать не будем / поскольку народ задерживается / по каким причинам / не знаю // Я знаю / у нас Юрий Васильевич торопится / у него дальше еще деловые встречи / поэтому я хотел бы изменить немножко повестку дня и сначала слово предоставить Юрию Васильевичу по вопросу о судебной практике по налогу на добавленную стоимость для экспедиторских стивидорных компаний…

2. Ведущий. – К сожалению / я не вижу компании «СТМ» / никого // Представитель «Эксперта» здесь // Тогда начнем с вас // Представьтесь / пожалуйста…

4.6. Оперативное деловое совещание

В управленческой коммуникации широко распространена практика проведения оперативного, или, иначе, селекторного, делового совещания. Цель такого совещания, как уже было отмечено выше, получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве, в компании, организации. Селекторное совещание всегда проводится в одно и то же время. Участники такого совещания не имеют возможности видеть друг друга, общение осуществляется с помощью специальных технических средств.