Основы русской деловой речи
Шрифт:
На деловом совещании, как правило, присутствуют люди, которые: 1) принимают ключевые решения по вопросам, запланированным в повестке дня совещания; 2) по роду своей деятельности должны познакомиться с определенной информацией; 3) будут исполнять принятые на совещании решения.
В процессе совещания каждый из участников выполняет коммуникативную роль, соответствующую его статусу. Так, роль ведущего, или коммуникативного лидера, закреплена за руководителем предприятия или организации (директором, начальником, председателем, президентом и т. п.). Именно он открывает совещание, знакомит всех его участников с
Языковая сторона социальной роли ведущего представлена различными речевыми жанрами, образующими коммуникативное взаимодействие с остальными участниками делового совещания. Речевые жанры, которыми оперирует ведущий, должны отличаться разнообразием: от приветствия до сообщения информации, выражения официального или личного мнения, оценки, отношения к проблеме; кроме того, это могут быть речевые жанры запроса информации, побуждения к действию, речевые обороты, поддерживающие или прерывающие контакт.
Основными речевыми действиями ведущего-руководителя на совещании являются:
– призывы соблюдать регламент;
– определение порядка предоставления слова;
– промежуточное подведение итогов;
– подведение итогов в конце совещания.
Специалисты в области управления, в частности Ф. А. Кузин, утверждают, что обычно ведущий выбирает один из двух основных стилей ведения совещания: дипломатичный или авторитарный.
Дипломатичный стиль предполагает учет мнения всех участников совещания. Присутствующие убеждаются, что в принятии решения есть и их вклад.
Авторитарный стиль обычно лишает большинство участников возможности высказаться. При таком стиле только ведущий сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки для реализации решений.
Кроме роли ведущего, в рамках делового совещания выделяются коммуникативные роли других участников: выступающие с развернутыми сообщениями по теме совещания, участники, задающие им вопросы, участники, ограничивающиеся только отдельными репликами и замечаниями.
При проведении совещания ведущий имеет дело с одними и теми же типовыми моделями участников совещания. Ниже приведены основные психологические типы участников и рекомендуемые тактики (действия) по отношению к ним.
4.4. Подготовка делового совещания
В наиболее общем виде подготовка к совещанию состоит из следующих действий:
1) принятие решения о его проведении;
2) определение тематики, формирование повестки дня, определение цели совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала;
3) установление состава участников, примерного регламента работы;
4) подготовка руководителя и участников совещания.
Деловое совещание всегда проводится в назначенное время, место проведения совещания заранее определено.
Коммуникация
1) расположение (рис. 1) больше подходит для информационных сообщений или отдачи распоряжений, так как провоцирует ведущего на монолог;
2) наилучшее расположение в пространстве участников деловых совещаний – за круглым столом (рис. 2); облегчает коммуникацию и в некоторой степени нейтрализует роль руководителя;
3) расположение (рис. 3) является традиционным для деловых совещаний, в которых сидящие лицом к лицу участники совещания являются оппонентами и заранее занимают позицию конфронтации.
Рис. 1
Рис. 2
Рис. 3
4.5. Структура и коммуникативные особенности делового совещания
Совещание как специфический текст устной коммуникации имеет определенную композицию, или структуру построения. В плане композиции совещание представляет собой совокупность и последовательность взаимосвязанных речевых элементов: однословных реплик и развернутых монологов, очередность которых строго определена.
Структурно-речевая организация делового совещания включает в себя следующие главные части:
1) начало совещания;
2) основная часть совещания;
3) завершение совещания.
Начало совещания – часть композиции, характеризующая первичные речевые действия ведущего. Руководитель на этой стадии сообщает цель совещания, зачитывает повестку дня, характеризует проблемы, вынесенные на обсуждение, возможные решения и условия их принятия, порядок ведения и оформления протокола. Обычно ведущий выбирает нейтральную форму приветствия: Добрый день… Здравствуйте. Главные интенции (коммуникативные намерения говорящего) реализуются в речи посредством следующих предложений, например: По повестке дня следующие вопросы… Начинаем наше совещание. Сегодня нам необходимо обсудить следующие вопросы… Давайте начнем.
Основная часть композиции включает в себя выступление докладчика или нескольких докладчиков. Данная композиционная часть обычно представлена информативными и оценочными речевыми жанрами, несущими основную смысловую нагрузку совещания, например итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации, обмен мнениями, подтверждение информации и др. Перечисленные речевые жанры могут быть разделены на две части: в первой части дается констатирующая информация, при этом в своих выступлениях докладчики оперируют конкретными цифрами и фактами, а во второй части намечается перспектива дальнейшей деятельности (планы на будущее, призывы и т. п.).