Расширенные возможности Microsoft Word 2007
Шрифт:
ЦКО «Специалист»
38
Расширенные возможности Word 2007
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге, фактически, происходит подключение
списка к документу Word. Возможно использование уже
готового списка любого
контактов Outlook или создание списка непосредственно во
время процедуры слияния.
При выборе вариантов Использование списка или
Контакты Outlook необходимо использовать ссылку Обзор
для выбора файла со списком или нужной почтовой папки
Outlook.
После выбора источника данных, Word позволяет
провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при
помощи окна Получатели слияния:
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
39
ЦКО «Специалист»
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда
именно в документ должны попасть данные из подключенного
списка.
Для этого необходимо установить курсор в точку
вставки и использовать ссылки в области задач.
Чаще всего используется ссылка Другие элементы,
поскольку она выводит полный набор всех полей списка:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе пользователь уже может предварительно
просмотреть результаты слияния, используя кнопки со
стрелками. При необходимости, также, можно исключить
любого получателя из процедуры слияния.
www.specialist.ru
ЦКО «Специалист»
40
Расширенные возможности Word 2007
Этап 6. Завершение слияния
Нажатие
отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на
экран.
Если необходимо сохранить созданные в результате
слияния документы для дальнейшего использования или
требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то
лучше использовать ссылку Изменить часть писем, которая
выведет результаты слияния в отдельный файл.
Примечания
1. При выполнении слияния для создания и распечатки конвертов или наклеек на
Этапе 2 необходимо будет уточнить параметры конверта/наклейки (размеры,
способ подачи в принтер, количество и т.п.)
2. При выполнении слияния для создания
электронной почтовой рассылки , созданный в
Word почтовые сообщения после завершения
процедуры слияния будут автоматически
перенаправлены в папку Исходящие Microsoft
Outlook, и их дальнейшей отправкой будет
заниматься уже почтовая программа.
Пользователю необходимо только указать
какое именно поле списка использовать в
качестве адресов электронной почты и тему
сообщения в окне Составные электронные
письма:
3. При выполнении слияния для создания наклеек , на Этапе 4 после создания
одной первой наклейки необходимо распространить сделанные изменения на все
остальные наклейки на листе. Это можно сделать кнопкой Обновить все
наклейки в области задач «Слияние».
4. В Word 2007 все этапы мастера слияния можно выбирать при помощи кнопок на
вкладке Рассылки (Mailings):
www.specialist.ru
Расширенные возможности Word 2007
41
ЦКО «Специалист»
Макросы
Макрос – это записанная последовательность действий, которую Word может
выполнить по команде пользователя. Макросы удобно использовать для автоматизации
каких-либо однообразных, рутинных операций (заполнение стандартных бланков,
типовые операции форматирования и т.п.)
По сути, макрос представляет собой набор команд, т.е. программу на языке
программирования Visual Basic for Applications (VBA). Отсюда следуют два основных
способа создания макросов:
Написание макросов «с нуля», т.е. чистое программирование. Пользователь