Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур
Шрифт:
1.2. Старший бухгалтер входит в состав отдела бухгалтерии и непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.
1.3. Старший бухгалтер осуществляет свою деятельность в рамках законодательства Российской Федерации, руководствуясь приказами и распоряжениями по компании, положением об отделе и настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности
2.1. Учет расчетов с подотчетными лицами компании;
2.2. Оформление документов для получения наличных средств на командировочные расходы;
2.3. Ведение кассовых операций (оформление первичных документов, составление
2.4. Обработка отчетов по финансово-хозяйственной деятельности дочерних обществ компании;
2.5. Учет расходов с подрядчиками и поставщиками за выполненные работы, оказанные услуги;
2.6. Составление актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами компании;
2.7. Формирование затрат компании по хозяйственной деятельности;
2.8. Составление статистической отчетности;
2.9. Учет расходов будущих периодов;
2.10. Налоговый учет затрат компании.
III. Взаимодействия должности с другими структурными подразделениями и должностями
Старший бухгалтер в рамках выполнения своих должностных обязанностей взаимодействует с руководителями и сотрудниками следующих структурных подразделений компании:
• Коммерческая служба;
• Юридическая служба;
• …
На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты должностных инструкций. Эти варианты представляют обыкновенный перечень бизнес-процессов (функций), выполняемых должностью и их часто называют описанием должностных обязанностей или работ (от англ. Job Description).
Пример такой упрощенной должностной инструкции (Job Description) менеджера по подбору персонала приведен в табл. 6.15.
Табл. 6.15. Упрощенная должностная инструкция (Job Description) менеджера по подбору персонала страховой компании
Должностные обязанности Менеджера по подбору персонала
6.5. Построение эффективной системы регламентации в организации
6.5.1. Структура системы регламентации
В зависимости от широты и глубины регламентации компании разрабатывается от нескольких десятков до нескольких сотен регламентирующих документов. Они делятся на две группы: процессные регламенты, регламентирующие бизнес-процессы компании и структурные регламенты, формализующие ее организационную структуру.
Для упорядочивания данного набора документов каждую из двух групп документов можно поделить на три подгруппы, которые используются для регламентации различных уровней предприятия: верхнего, среднего и нижнего. В результате такой структуризации получается шесть групп регламентов, приведенных в табл. 6.16.
Табл. 6.16. Группы регламентов, используемых для регламентации предприятия
Шесть групп регламентов взаимосвязаны и при построении системы регламентации эти взаимосвязи необходимо указать. Например, для группы процессных регламентов положение о системе процессов является документом верхнего уровня. Оно детализируется и ссылается на более детальные регламенты — положения о процессах. В свою очередь положения о процессах ссылаются на более детальные регламенты процессов и технологические карты.
По такой же схеме взаимосвязаны
Рис. 6.2. Иерархические деревья процессных и структурных регламентов
Одно из важных правил регламентации деятельности предприятия гласит, что иерархическое дерево процессных регламентов должно быть отражением дерева бизнес-процессов, а иерархическое дерево структурных регламентов — отражением дерева оргструктуры предприятия.
При разработке процессных и структурных регламентов документы нижнего уровня также должны ссылаться на документы более верхнего уровня, которые они детализируют. Вставка в регламентирующие документы таких перекрестных ссылок повысит удобство их использования.
Второе правило, которое нужно использовать при разработке системы регламентации: первыми разрабатываются процессные регламенты, и только потом на их основе формируются структурные документы. Это диктуется классикой проектирования организации, согласно которой бизнес-процессы первичнее оргструктуры и определяют ее состав.
Использование этих правил позволит добиться того, что структурные и процессные регламенты не будут противоречить друг другу, будут четко прописаны, структурированы и удобны в использовании. Это в свою очередь приведет к повышению эффективности системы регламентации в целом.
6.5.2. Типовые проблемы регламентации в российских компаниях и способы их решения
Анализ проблемы регламентации в российских организациях
Во многих российских компаниях существует одна и та же ключевая проблема, относящаяся к системе регламентации. Формулируется она просто — «Регламенты не работают!» и выражается в том, что документы не исполняются и неактуальны, то есть не соответствуют реальному ходу выполнения процессов, оргструктуре и распределению ответственности в компании. Эти две ключевые проблемы сильно взаимосвязаны между собой и одна порождает другую. Регламенты не исполняют, и одной из причин этому является их неактуальность. И наоборот, регламенты неактуальны по причине их не исполнения. Чтобы распутать этот клубок проблем целесообразно провести причинно-следственный анализ ключевой проблемы.
На рис. 6.3 приведена диаграмма причинно-следственного анализа и решения проблемы «Регламенты не работают!». Опыт разработки и внедрения регламентов в российских организациях показал, что ключевая проблема регламентации возникает по двум группам причин.
Первая группа включает причины, которые связаны с низким качеством разработанных документов и, в частности, с их неактуальностью. Вторая группа причин определяется неразвитостью во многих российских организациях механизмов, стимулирующих персонал исполнять регламенты, что вдобавок усугубляется низкой исполнительской дисциплиной.