Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур
Шрифт:
Вторая роль программных средств состоит в автоматическом формировании любых процессных и структурных регламентов. Это снижает трудоемкость и обеспечивает короткие сроки разработки и актуализации регламентов, обеспечивает структурность и непротиворечивость разрабатываемых документов, что приводит к повышению их качества и работоспособности.
Централизация управления разработкой и актуализацией регламентов. Часто на практике задача регламентации децентрализуется, и каждое структурное подразделение самостоятельно формализует свои зоны ответственности. В случае, если эта деятельность не координируется централизованно, разные
Данное решение состоит в создании централизованной службы, отвечающей за регламентацию предприятия, которая должна взять на себя управление разработкой и актуализацией регламентов. Служба регламентации должна выполнять следующий обязательный перечень процессов:
• разработка единых стандартных форм процессных и структурных регламентов;
• распределение ответственности за разработку и актуализацию регламентов по структурным подразделениям организации;
• контроль проводимых подразделениями работ по регламентации;
• обучение и консультирование структурных подразделений компании по
• организационным и методическим вопросам разработки регламентов;
• проведение контроля исполнения регламентов;
• инициирование актуализации регламентов и внесения в них изменений;
• управление разработкой и поддержанием в актуальном состоянии единой бизнес— модели предприятия.
Плохое понимание регламентов также связано с отсутствием в большинстве организаций корпоративного глоссария терминов, который должен использоваться при разработке регламентирующих документов. В частности, все неоднозначные термины должны быть определены и внесены в глоссарий.
Поэтому еще одной задачей централизованной службы регламентации является ведение глоссария стандартных терминов, а также контроля и обеспечения соответствия терминов, используемых в регламентах, корпоративному глоссарию. В ряде российских компаний, внедривших эффективные механизмы регламентации, такой глоссарий называют терминологическим справочником, а контроль соответствия регламентов ему терминологическим контролем.
Централизация управления разработкой и актуализацией регламентов, включая создание корпоративного глоссария, обеспечит необходимую структурность и стандартизацию системы регламентов, а также приведет к упрощению языка их написания, повышению уровня читабельности и понимаемости.
Соблюдение принципа Парето и обеспечение простоты регламентов. Чтобы регламенты работали, с одной стороны они должны содержать описание важных правил, а с другой быть простыми для чтения, понимания и работы с ними.
В этой главе были рассмотрены типовые процессные и структурные регламенты с максимальным перечнем разделов и информации, которые они могут содержать. При рассмотрении каждого типа регламента постоянно напоминалось о соблюдении принципа Парето или целесообразности использования всех разделов регламентов, согласно которому неактуальные для текущих целей регламентации разделы можно опустить.
Например, в одном российском машиностроительном предприятии специалисты по регламентации бизнес-процессов решили очень серьезно подойти к решению своих задач. При разработке формата положения о бизнес-процессе они выбрали формат регламента с большим количеством
Руководство компании, проанализировав ситуацию, поставило службе регламентации задачу упростить регламенты, оставив только значимые разделы и информацию. Новое упрощенное положение о бизнес-процессе составило чуть более 10 страниц, не считая форм документов, размещенных в приложении к нему. Время, затрачиваемое на его актуализацию, сократилось на порядок, и регламент заработал, став важным рабочим документом для всех руководителей и специалистов, задействованных в процессе продажи продукции.
Для обеспечения простоты и эффективности работы регламентов каждая компания должна определить для себя их оптимальный размер. Практический опыт показывает, что размер основной части регламента без приложений не должен превышать 15–20 страниц. В случае, если он превышает эту границу, нужно применить один из двух подходов. Первый подход заключается в вынесении ряда разделов из основной части регламента в приложения. Если это невозможно, то большой регламент нужно разрезать на несколько документов меньшего размера, а также разработать регламент верхнего уровня, сшивающий между собой разрезанные части.
На практике для определения оптимального размера регламента необходимо провести диагностику существующей системы регламентации предприятия, в ходе которой выявить какие регламенты в компании работают, какие нет, и определить причины этого. Также необходимо провести опрос персонала на предмет удовлетворенности существующими регламентами, выяснить их предпочтения и предложения по улучшению.
Например, в одной компании, где система регламентации существовала много лет, такой анализ показал, что оптимальная величина регламента составляет 4–8 страниц. В другой, более молодой компании, которая использовала систему регламентации только один год, оказалось, что персонал отказывается работать с документами, размер которых превышает 2–3 страницы. И здесь именно эта цифра была взята в качестве оптимального размера регламента.
В заключение нужно отметить, что чем меньший размер регламента выбирается в качестве оптимального, тем больше регламентов на предприятии придется разрабатывать. В результате иерархические деревья процессных и структурных регламентов (см. рис. 6. 2) будут иметь большее количество уровней, что приведет к усложнению системы регламентации. Поэтому при определении оптимального размера регламента следует учитывать и этот факт, определив золотую середину и оптимальный баланс между средним размером документов и количеством уровней их иерархии.