Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации
Шрифт:
Практика показывает, что для успеха деловой программы общевыставочной рекламы недостаточно, хотя сами организаторы конференций и семинаров в рамках выставки часто ошибочно уверены в обратном. И проблема не в том, что плоха реклама выставки, а в том, что методы приглашения посетителей выставки и участников конгрессного мероприятия различны, а также аудитории не всегда совпадают, хотя и пересекаются. Поэтому необходимо сосредоточить усилия на привлечении участников на конкретные мероприятия, определив их целевую аудиторию и рекламно-информационные инструменты. Потенциально перспективными методами работы можно назвать следующие:
• оповещение по ведомственным информационным каналам;
• реклама и информация в специализированных и корпоративных изданиях;
• персональные приглашения (по почте, факсу, курьером);
• афиши внутри ведомств, офисов и др. вовлеченных в орбиту мероприятия структур.
Часто организаторы выпускают отдельные билеты на мероприятия, проводимые в рамках выставки, публикуют в СМИ регистрационные листы.
2.3. Выбор, оборудование и оформление помещений
2.3.1.
На выставках существует два типа помещений, в которых проходят мероприятия деловой программы: стационарные и мобильно возводимые на время работы выставки.
Конечно, стационарные помещения имеют неоспоримые преимущества перед возводимыми конструкциями: они лучше оборудованы, имеют лучшую звукоизоляцию и т. д. Однако не всегда они присутствуют в достаточном количестве в наших выставочных комплексах, поэтому на практике организаторы выставок строят конференц-залы, VIP залы, переговорные комнаты самостоятельно.
Также в выставочной практике используется проведение мероприятий конгрессной программы вне выставочной площадки с последующим организованным посещением выставки.
Во всех трех случаях необходимо тщательное инспектирование помещений, в которых будет проходить деловая программа выставки, с тем чтобы правильно распределить проходящие во время выставки мероприятия по залам и предусмотреть необходимое оборудование и инвентарь.
FINE POINT
Размер зала, виды рассадки для различных типов мероприятий
Большое значение для успешного проведения мероприятия имеет правильный выбор размера зала:
• не должно быть ощущения пустоты, «заброшенности» участников;
• участникам не должно быть тесно;
• должна быть правильно выбрана форма рассадки участников.
Специалисты по организации конгрессных мероприятий рекомендуют следующие соотношения площади зала и количества участников мероприятий деловой программы [7]:
Необходимо продумать, какой вид рассадки участников выбрать. Ниже приводим стандартные варианты рассадки:
2.3.2. Оборудование и инвентарь
При осмотре и бронировании помещений необходимо получить ответы на следующие «главные» вопросы:
• удобно ли и «прозрачно» расположение зала для участников (система навигации);
• удобно ли расположен зал с точки зрения выставочной дирекции (близость служб, уровень шума в зале и др.);
• каким оборудованием и инвентарем располагает зал;
• какие вспомогательные службы/услуги могут быть обеспечены.
Проверить себя можно, составив детальный перечень вопросов (см. ниже «Контрольный лист»).
Контрольный лист: организация конференции
• Число участников мероприятия.
• Помещение: расположение, степень удобства.
• Необходимые помещения (основные, вспомогательные): количество и тип.
• Возможности по расположению посадочных мест, столы, стулья, свободная площадь и общее расположение, подход к столам и стульям.
• Помещения для организации приемов: количество, тип и уровень обслуживания.
• План помещения.
• Проверка состояния помещений: чистота, мебель, вентиляция, освещение и акустика.
• Приборы, блокноты для записей, ручки, пепельницы, зажигалки, стаканы для воды и вода для выступающих.
• Столы для выступающих: место расположения, трибуна, число посадочных мест, приборы, именные карточки, информационные материалы.
• Система работы с аудиторией: микрофоны и система контроля за звуком.
• Освещение: обычное, дополнительное; соответствие требованиям.
• Грифельные доски, чарты, салфетки, др.
• Проекционное оборудование: оверхед, экран, оператор, расположение прибора и экрана, пленки и слайды. Возможность использования прибора в конкретном помещении. Размещение розеток. Стол, стенд, электрические удлинительные провода и осветительная система.
• Оператор за проектором, график получения и сдачи материалов. Источники материалов и оборудования.
• Информационные материалы для выступающих и для аудитории.
• Разное: расположение телефонных аппаратов, гардеробной и мест парковки.
• Фотографирование: необходимые инструкции, определение времени съемок.
• Отчеты: публикация выступлений. Требования относительно составления отчета, числа копий и времени, когда будет необходим подготовленный отчет.
• Кофе, чай, ланч, обед.
• Оформление: цветы, растения, флаги и знамена.
• Пресса: пресс-релизы и мероприятия для прессы.
Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва
Контрольный лист: организация брейков, фуршетов, приемов
• Вид мероприятия.
• Необходимые помещения: вид и размер, план, возможности посадочных мест, оформление, освещение, акустика, вентиляция, аудиовизуальная аппаратура, вспомогательные помещения.
• Оплата: помещения,
• Правила, лицензии.
• Обслуживание за столом или буфет: количество посетителей, размеры столов, форма столов, посадочные места, стулья и проходы между столами.
• Сбор высокопоставленных гостей: комната для сбора гостей, бар, время проведения сбора, хозяин или хозяйка мероприятия, посадочные места и услуги швейцаров.
• Стол для высокопоставленных гостей: расположение, посадочные места, стулья, количество, именные карточки, оформление, специальные напитки, сигары и сигареты, счета на количество накрытых мест и специальные услуги.
• Меню: расценки на все виды блюд.
• Информационные раздаточные материалы: идентификационные таблички для столов, информация на столах, именные карточки, меню, программы и повестка дня.
• Организация пропускной системы на мероприятие, инструкции в связи с возможным возникновением вопросов, связанных с доступом на мероприятие.
• Специальные виды услуг: гардеробные, транспорт, места парковки и телефоны.
• Пресса, репортеры, фотографы и проекционное оборудование.
• Реклама.
Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва
Данные по результатам осмотра конференц-залов (либо при проработке вопроса их конструирования на выставочной площадке) можно внести в анкету, которую предлагают специалисты:
Особое внимание нужно уделить обеспечению мероприятия аудиовизуальными средствами. При подготовке мероприятия важно определить, какие из средств поддержки будут необходимы докладчикам: видеопроекторы, оверхеды, эпископы и т. п.
Виды аудиовизуального оборудования
Слайд-проекторы. В ходе презентации автоматически или с помощью пульта ДУ переключает слайды в нужной последовательности.
Оверхед-проекторы. Предназначены для презентаций, подготовленных с помощью прозрачных пленок. На пленки информация может наноситься с помощью фломастеров, принтера или ксерокса. Оверхед-проекторы могут отображать видео- или компьютерное изображение при посредстве специальных жидкокристаллических панелей.
Эпископы. Предназначены для проецирования с непрозрачных поверхностей, например листов бумаги, рекламных проспектов, всевозможных графиков, рисунков, фотографий, возможностью отображения даже трехмерных объектов.
Цифровые фото- и видеокамеры. Предназначены для видеотелеконференций. Сфера применения цифровых изображений, сделанных с помощью таких видеокамер и фотоаппаратов, разнообразна (презентации, изготовление фотографий и т. д.).
Мультимедийные проекторы. Устройства, создающие на большом экране изображение, получаемое с компьютера или любого источника видеосигнала — видеокамеры, видеомагнитофона, DVD-проигрывателя.
Экраны. В любом проекционном решении необходим экран. Экраны отличаются форматом, конструкцией и типом полотна. Выбор полотна зависит от типа проекции — на отражение (фронтальная проекция) или на просвет (обратная проекция). Экраны для обратной проекции (просветные) используются в том случае, когда требуется яркое внешнее освещение, а докладчику необходимо располагаться непосредственно вблизи экрана, не создавая помех для проекции. При этом для установки проектора необходимо темное помещение позади экрана. Для просветных экранов используется полупрозрачный полимерный материал, они могут быть жесткие или эластичные. Жесткие просветные экраны применяются, в основном, в проекционных телевизорах или в проекционных кубах. Эластичные экраны натягиваются на раму и могут изготавливаться на заказ любого размера. Конструктивно экраны могут быть на штативе, на раме со стойкам настенные, рулонные, с электроприводом и без.
Большеэкранные системы отображения информации. В настоящее время большеэкранные системы отображения информации нашли применение практически в любой сфере деятельности, где приходится анализировать большие потоки информации и адресовать их широкой аудитории. С их помощью можно создавать сколь угодно большие изображения, работать в освещенном помещении и демонстрировать на экране несколько компьютерных и видеосигналов.
Наиболее распространенный тип большеэкранной системы отражения информации — видеостена. Отдельные элементы видеостены (мониторы либо проекционные кубы) объединяются в единую конструкцию, образуя сплошной экран. При этом количество задействованных элементов и, следовательно, размер видеостены ограничивается только местными условиями. Все видеостены имеют модульное строение, что удобно при установке и сервисном обслуживании. Благодаря своим конструктивным возможностям видеостены позволяют выстраивать свою конфигурацию как в одной, так и в нескольких плоскостях, формируя вокруг операторов единый панорамный экран. Еще одним преимуществом видеостен перед другими проекционными решениями является то, что они позволяют создавать большие графические экраны, не требуя больших пространств, ведь глубина видеостен составляет менее 1 м.
Плазменные панели завоевали популярность благодаря большому плоскому экрану. При размере экрана по диагонали 37, 42 и 50 дюймов плазменные панели имеют толщину всего 8 см. Плазменные панели производятся в двух вариантах: в формате 4:3 и 16:9, что позволяет использовать их не только в частных установках, но и формировать из них видеостены.
Проекторы, видеостены и плазменные панели активно используются также в организации выставочного и сценического пространства.
Источник: [8]