Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации
Шрифт:
При выделении функциональных зон выставки интересные решения могут быть найдены при профессиональном использовании света. Используется подсветка при выделении значимых информационных и навигационных элементов (световые информационные короба), делении пространства экспозиции. Для выделения функциональных зон используется и сугубо архитектурный прием — разноуровневое расположение.
Отдельного внимания заслуживает оформление входа. Обычно, кроме декоративной, оформление входа несет еще информационную нагрузку. Часто при оформлении входа используют баннерные конструкции, постеры,
При организации сервисных зон (информационные стойки, регистрация, пр.) можно использовать либо стандартный конструктор, либо мобильные выставочные конструкции: с их помощью можно оформить вход, сделать информационную стойку или стенд выставки, выделить бизнес-зону и т. д.
Тема выделения функциональных зон на выставке тесно связана с проблемой навигации на выставке. Прежде всего, на выставке существует система информационных центров/стоек, где посетитель и экспонент могут получить исчерпывающую информацию о работе выставки и услугах, предоставляемых организаторами. Обычно создается несколько стоек (в зоне регистрации, на входе, в деловом центре и т. д.) для обеспечения информационной прозрачности инфраструктуры выставки.
Обязательным элементом информационного центра является экспозиционный план выставки с указанием номеров стендов и инфраструктуры выставки. Обычно он представлен в увеличенном формате на входе и продублирован в полиграфическом исполнении, чтобы посетитель мог воспользоваться им при работе на выставке.
Указатели направления движения организуют потоки посетителей на выставке. Это могут быть короба (вариант — светящиеся короба), баннеры, постеры, элементы универсальных экспозиционных систем.
Особой зоной выставочного пространства является открытое пространство. Оно может быть продолжением экспозиции на закрытых выставочных площадях, а может представлять собой выставку на открытом воздухе.
В любом случае, открытые площадки должны быть вовлечены в общую концепцию организации выставочного пространства. Среди общих принципов, которым подчиняется организация открытых площадок, можно упомянуть следующие:
• наличие четких визуальных границ (ограда, маркировка);
• организация охраны и уборка площадки;
• структурированность экспозиции;
• наличие элементов навигации;
• соблюдение фирменного стиля в оформлении.
При организации открытого пространства в числе прочих используются баннеры и конструкции с их применением, щиты, уличные флаги, шары, летающие объекты, штендеры, элементы уличных информационных систем, шале, надувные конструкции, нестандартные рекламные элементы.
3. Способы обеспечения административных и рекламно-информационных услуг на выставке
Значительный блок услуг, предоставляемых организатором выставки, требует не столько финансовой, сколько организационной и информационной работы, и может быть обеспечен в условиях практически любой выставочной площадки.
Прежде всего, на выставочной площадке должна быть обеспечена информационная прозрачность по предлагаемым услугам. Часто посетители и экспоненты просто не знают о том, какие услуги предоставляются на выставке.
У организаторов выставки всегда есть партнеры, которые оказывают
Структура выставочного справочника
В справочник для экспонентов и посетителей выставки можно включить информацию и контактные телефоны следующих аутсорсинговых структур:
• общая информация для участников;
• строительство и дизайн выставочных стендов;
• дополнительное оборудование;
• подключение электроэнергии, телефона, другие технические услуги;
• охрана и уборка павильона;
• страхование;
• транспортировка грузов;
• таможенные услуги;
• услуги флориста;
• размещение в гостинице;
• трансфер;
• экскурсионное обслуживание;
• вызов такси;
• обменный пункт/банк;
• химчистка;
• парикмахерская;
• почта, телеграф;
• врач выставки;
• аптека;
• общественный транспорт;
• транспорт выставки;
• скорая помощь;
• пожарная служба и др.
Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва
При отсутствии той или иной услуги непосредственно в павильоне можно дать координаты ближайшего учреждения (обменный пункт, химчистка, парикмахерская, телеграф) — главное, чтобы посетитель или экспонент имел достоверную информацию.
Информационную прозрачность для посетителей и экспонентов обеспечивают также экспозиционные планы с указанием номеров стендов и инфраструктуры выставки. Обычно такие планы включаются в общий путеводитель по выставке. Целесообразно указать на плане офис дирекции, бухгалтерии, информационный центр, пресс-центр, бизнес-центр, конференц-залы, рестораны/кафе, гардероб, парковки, туалеты, медпункт, склад, сувенирные киоски и т. д.
Для обеспечения ряда услуг на площадке целесообразно создание представительских офисов сервис-компаний. Это касается тех услуг, где необходимо непосредственное общение с клиентами: строительство и дизайн стендов, экспедиция, услуги флориста, туристическое обслуживание (размещение в гостиницах, трансфер, организация экскурсий), юридические консультации, медпункт, фотоуслуги.
Важнейшие для жизнеобеспечения выставки услуги оказывает бизнес-центр выставки: ксерокопирование, телефонная и факсимильная связь, ламинирование, доступ в Интернет, работа на PC, вывод файлов на печать, передача сообщений, аренда аудиовизуальной аппаратуры.
В информационном центре выставки посетитель должен иметь возможность получить следующие услуги и консультации:
• информация обо всех видах услуг для экспонентов и посетителей;
• поиск компаний по товарным группам и по алфавитному списку;
• консультации по мероприятиям деловой программы;
• продажа каталогов, рекламной и сувенирной продукции выставки.
4. Таможенное оформление выставочных грузов и транспортно-экспедиторское обслуживание