Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации

Филоненко Игорь

Качественный звук также является немаловажным элементом сопровождения деловых мероприятий. При этом необходимо учитывать ряд факторов:

• общий шумовой фон (особенно это существенно для мобильно возводимых конференц-залов);

• акустические свойства зала;

• различные ораторские навыки выступающих (даже в небольшом зале с неплохой акустикой одного оратора может быть слышно превосходно, а другой заставляет вслушиваться с большим напряжением).

Правильно подобранная и настроенная система звукоусиления поможет решить большинство этих проблем.

FINE POINT

Системы звукоусиления

Простейшая система звукоусиления содержит следующие базовые элементы:

• проводные или радиомикрофоны;

• микшер (устройство для смешивания сигналов от нескольких

источников);

• усилитель мощности;

• акустическую систему (громкоговорители).

Дополнительно системы звукоусиления могут включать различное коммутационное оборудование, управляющее оборудование и оборудование обработки звука: эквалайзеры, динамические процессоры.

Современные системы звукоусиления представлены на рынке как стационарным оборудованием, так и комбинированными мобильными звуковыми системами.

В стационарных залах проблем со звукоусилительным оборудованием, как правило, не возникает. Необходимо лишь вовремя и четко заказать все, что необходимо для мероприятия (например, сколько нужно микрофонов для участников и т. д.). Как правило, сегодня используются беспроводные микрофоны, удобные для динамичных презентаций.

Мобильные системы представляют собой универсальное оборудование, объединяющее в одном корпусе несколько приборов: например, усилитель мощности и акустическую систему или усилитель мощности, микшер и звуковой процессор. Существуют комплексы, объединяющие в себе законченные системы звуковоспроизведения с кассетной декой, CD-проигрывателем, микшером, усилителем мощности и громкоговорителем.

В мобильно возводимых залах акустические системы монтируются на штативах или с помощью специальных крепежей непосредственно на стенах или на подвесах.

Если необходимо в ходе мероприятия использовать более 8 микрофонов, эту проблему поможет решить так называемая конференц-система. Такая система состоит из блока управления и питания, пульта председателя и необходимого количества делегатских пультов.

Блок управления и питания является центральной частью системы и управляет микрофонами делегатских пультов и пультом председателя. Он обеспечивает питание всех пультов, а также внешнюю связь системы с различными источниками. Пульты делегатов позволяют активно участвовать в конференции всем делегатам. Встроенный микрофон позволяет им обращаться к другим делегатам, а встроенный громкоговоритель — слушать выступления. Кнопка включения — выключения микрофона позволяет делегату самому управлять микрофоном. Пульт председателя имеет те же функции, что и пульт делегата, плюс клавишу приоритета, что позволяет председателю временно или окончательно прерывать любой из микрофонов делегатов и таким образом управлять конференцией. К блоку управления и питания может подключаться магнитофон для протоколирования хода дискуссии.

К конференц-системе могут подключаться системы синхронного перевода речи, электронного голосования, идентификации участников по карточкам.

Источник: [9]

При подготовке мероприятия нужно не забыть позаботиться о звукозаписи/протоколирования. Звук записывается на выбранный тип носителей с применением профессиональных студийных микрофонов. Затем такая запись может быть расшифрована и соответствующим способом обработана.

При проведении международных конгрессных мероприятий необходим синхронный перевод. Стационарные залы, как правило, оборудованы системами синхронного перевода. В мобильно возводимых конференц-залах эта проблема может быть решена при помощи мобильного комплекта синхронного перевода, который включает в себя центральную коммутационную часть (пульт и кабину для переводчика-синхрониста, передающее оборудование и др.) и инфракрасные приемники и наушники для гостей. Системы синхронного перевода речи многоканальны, позволяют одновременно транслировать несколько переведенных языков.

В оснащении конференц-залов используется специальная мебель: разнообразные кафедры, столики для проекторов, шкафы для аппаратуры. При подготовке мероприятия необходимо учесть наличие и расположение этих немаловажных «помощников» докладчиков и организаторов мероприятия. Рекламные проспекты, журналы, информационные листки могут быть размещены в специальных подставках (например, Caddy).

Многим докладчикам для дополнительного иллюстративного материала могут понадобиться доски. Это могут быть флип-чарты, маркерные или копи-доски либо электронные доски, которые подключаются к компьютеру. В современных залах существуют также рельсовые системы, объединяющие все демонстрационные элементы в единую подвижную и компактную систему с помощью специального рельса.

Важную роль в создании деловой атмосферы мероприятия играет оформление зала. При оформлении зала на выставках используется рекламная продукция выставки (плакаты,

флажки, шары, мобильные стенды), с тем чтобы еще раз напомнить участникам, что мероприятие проходит на территории выставочной площадки или в рамках выставки. Так же используются цветочные композиции, постеры и другие элементы оформления. Обязательно за стеной президиума должно быть размещено название мероприятия, логотип выставки — тогда при фото- и киносъемке идентификация будет более полной.

CASE STUDY

Использование новых технологий: видеоконференция

В феврале 2005 году во время выставки спортивных товаров «Ин-Спортс» компания «Спорт Коммьюникейшн Групп» провела видеоконференцию Москва — Санкт-Петербург — Екатеринбург.

Идея провести видеоконференцию родилась при обсуждении возможности демонстрации новых технологий с компанией Sony (профессиональное и вещательное оборудование). Оборудование, которое использовалось при проведении видеоконференции, позволяет в режиме on-line общаться представителям различных регионов при минимальных технических требованиях «на местах».

Для выставки видеоконференция стала небольшой сенсацией. Тема, которая была заявлена («Вопросы развития спортивной индустрии в регионах России»), как нельзя лучше подходила под формат: первые лица руководства спортом из Санкт-Петербурга и Екатеринбурга отвечали на вопросы из зала, находясь в своих городах.

Источник: компания «Sport Communication Group», г. Москва

2.3.3. Организационные вопросы

Для участников мероприятий конгрессной программы подготавливается специальный комплект информационных и рекламных материалов, в который могут войти:

• программа мероприятия;

• тезисы выступлений участников;

• справочный и раздаточный материал;

• рекламная продукция выставки (каталог, программа мероприятий и план выставки, буклет выставки следующего года, сувенирная продукция);

• анкета;

• ручка, блокнот/листы для записей;

• туристическая информация и др.

Участники мероприятий деловой программы обычно проходят процедуру регистрации. Предварительная регистрация практикуется в основном для крупных и международных мероприятий, а также для платных мероприятий. Регистрация участников по упрощенной форме происходит непосредственно перед началом мероприятия.

По регистрационным спискам для участников мероприятия изготавливаются беджи, для докладчиков — именные таблички. Должна быть возможность быстрого изготовления табличек и беджей, так как состав выступающих, равно как и состав участников, может меняться.

Процедура регистрации должна быть продумана до мелочей, чтобы не создавать толчею и не вызывать раздражение участников. По пути следования на мероприятие необходимы указатели направления движения. Хорошо, когда регистрация подкрепляется анонсами по громкой связи в павильоне.

FINE POINT

Предварительная регистрация

Существует несколько форм регистрации участников мероприятий деловой программы выставки. Более сложный путь (общепринятый в мировой практике) — это предварительное заполнение регистрационных форм, высылаемых заблаговременно в адрес оргкомитета мероприятия либо дирекции выставки. Такая регистрационная форма может включать:

• Ф.И.О.;

• научные и почетные звания;

• название организации;

• должность;

• адрес (полный и почтовый);

• координаты (тел., факс, e-mail);

• страна;

• предпочтительный рабочий язык мероприятия;

• специальные условия (диета, приспособления);

• тип участия (участник, слушатель, почетный гость);

• дата прибытия и отъезда (вид транспорта, рейс/№);

• необходимость встречи/трансфера, пункт назначения;

• выбор конфигурации участия: пленарные заседания, секции по выбору, визиты, культурная программа, участие в приемах и фуршетах и др.;

• размещение;

• даты проживания;

• отель (название либо тип/класс);

• тип номера (одноместный, двухместный, люкс);

• размер и формы оплаты, банковские реквизиты;

• санкции и процедура возмещения стоимости участия (сроки).

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

По окончании мероприятия организационная и «бумажная» работа не заканчивается. Хорошим тоном считается рассылка благодарственных писем участникам (докладчикам, почетным гостям). Производится также обработка материалов конференции/семинара и итоговые аннотации (briefs) высылаются участникам. Часто они дополняются фотографиями, полным списком участников, выдержками из отзывов прессы. Итоговые данные по мероприятию включаются в общий официальный отчет по выставке, размещаются на сайте выставки и, таким образом, становятся частью ее интеллектуального багажа.