Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации
Шрифт:
При организации предварительной регистрации участники/посетители мероприятия получают возможность зарегистрироваться до начала работы выставки. Такая регистрация возможна либо на web-сайте организатора, либо путем регистрации по телефону, путем заполнения анкет на другом (проводившемся ранее) мероприятии либо иным образом. В этом случае, все именные бейджи могут быть изготовлены заранее (по имеющимся спискам), сама регистрация может происходить путем их выдачи прибывающим посетителям (или участникам).
Некоторым недостатком данного способа является то, что в случае предварительной печати бейджей, при большом количестве заранее зарегистрировавшихся посетителей, поиск конкретной фамилии в их общем объеме является крайне затруднительным. Поэтому данная форма регистрации активно организуется на небольших закрытых мероприятиях, конференциях и т. п.
Другим
В рамках крупных выставочных мероприятий, нередко выстраивается отдельная зона экспресс-регистрации для посетителей, прошедших предварительную регистрацию на Интернет-сайте мероприятия. В этом случае мы имеем дело с Интернет-регистрацией. В качестве подтверждения такой регистрации, посетитель может получить электронное письмо с уведомлением, содержащим уникальный номер или штрих-код. Предъявление данного письма, как правило, и является основанием для выдачи посетителю бейджа и его последующего пропуска на мероприятие. Использование Интернет-регистрации является прогрессивной формой, экономящей время посетителя и финансовые средства организатора.
Интернет-бейдж
Услуга получения Интернет-бейджа сравнительно нова на российском выставочном рынке, хотя позволяет значительно облегчить работу регистрационных служб выставки. Уже несколько лет Форум «Технологии безопасности», как и многие западные выставки, предоставляет такую услугу посетителям. Акция «Каждому специалисту — бейдж на Форум «Технологии безопасности» начинается за три месяца до начала Форума и проводится совместно с отраслевым порталом Sec.Ru, партнером Форума.
Персональный Интернет-бейдж является полноценным аналогом обычного бейджа посетителя-специалиста. Заполнив анкете на сайте Sec.Ru и распечатав бейдж, на стойке экспресс-регистрации посетителю достаточно получить ленту и кармашек для бейджа. Эта процедура позволяет избежать очередей при регистрации и значительно сократить время регистрации во время работы выставки. Так, в 2006 г. посетители получили около 3700 Интернет-бейджей для специалистов, что составляет около 20 % от общего количества посетителей Форума.
Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва
При организации регистрации безучастия операторов, посетители сами заполняют регистрационную форму, вводя всю необходимую информацию о себе в компьютеры, установленные на зоне регистрации. Если процесс автоматизирован полностью, то посетители могут также самостоятельно распечатать себе бейдж. В иных случаях, после заполнения регистрационной формы и нажатия кнопки «готово», зарегистрировавшийся должен подойти к оператору печати и получить свой бейдж у него. В настоящий момент в России такая форма регистрации используется очень редко из-за необходимости организации антивандальных регистрационных терминалов, недостатка площадей в регистрационных зонах, а также недостаточном уровне общей и технической культуры населения.
Бейдж: бумага или пластик?
Для изготовления бейджей, как правило, используется два типа материалов: бумага и пластик. Бумага дешевле пластика, однако бумажный бейдж необходимо вкладывать в специальный карман, что приводит к увеличению итоговых затрат. К несомненным преимуществам бумажного бейджа можно отнести его размер, который может быть любым, в отличие от пластика, имеющего стандартный размер.
Пластиковые бейджи посетители хранят, как правило, дольше. Для усиления степени «обращаемости» к такому бейджу на его обратной стороне может быть напечатан календарик или план выставок на год. После завершения выставки пластиковый бейдж можно использовать в качестве дисконтной карты. В этом случае рекламодатель получает суперцелевую аудиторию (всех посетителей выставки по определенной тематике), которой через некоторое время
С помощью пластикового бейджа можно организовать ряд дополнительных услуг по его персонификации, таких как кодирование магнитной полосы, нанесение пин-кода, штрих-кода, стираемого слоя (для проведения лотерей) и т. д.
Таким образом, система регистрации на пластиковых картах может взять на себя часть рекламных функций и сократить рекламный бюджет выставки.
Источник: компания «Русском Ай-Ти Системе», г. Москва
5.2. Организация процесса регистрации
Для успешного проведения регистрации крайне важно использование квалифицированного, обученного персонала. В первую очередь это касается менеджера зоны регистрации, который осуществляет оперативное руководство на месте и координирует весь процесс.
Следующим важным элементом является подготовка операторов зоны регистрации, так как для посетителя, пришедшего на выставку, оператор фактически является первым встреченным им представителем выставочной компании. Если оператор некомпетентен, если он нерасторопен или невежлив, то негативное впечатление от его работы может испортить весь образ выставочного мероприятия. Таким образом, подготовке операторов должно быть уделено особое внимание: тренинги, съемка на видеокамеру, сертификация — все эти мероприятия среди операторов рекомендуется проводить постоянно. Отсюда, более предпочтительным для этих целей является использование персонала компаний, специализирующихся на регистрационных услугах. Работая с различными выставочными операторами, такие компании имеют возможность постоянно «загружать» свой персонал работой, что, в свою очередь, дает им финансовые и организационные возможности поддерживать его квалификацию на необходимом уровне.
Техника, используемая в зонах регистрации
Максимальное количество техники используется в процессе электронной регистрации посетителей. В качестве терминалов ввода данных обычно выступают персональные компьютеры, объединенные в локальную сеть. С точки зрения безопасности и быстроты получения данных, более предпочтительным является хранение информации на едином сервере. В этом случае операторы, работающие за терминалами ввода данных, не будут иметь доступа к БД, любой информационный запрос можно получить за считанные секунды, кроме того, данное решение является наиболее надежным. Минусом подобного варианта является необходимость построения в зоне регистрации локальной компьютерной сети.
Бейджи печатаются на принтере, соответствующем типу выбранного материала для его изготовления (принтеры для печати на пластиковых картах, струйные, лазерные, принтеры для печати на картоне и др.). Схема подключения принтеров к компьютеру может быть различной:
1 принтер к каждому компьютеру;
1 принтер на 2 компьютера (как правило, между ними);
1 принтер, подсоединенный к серверу печати.
Выбор одного из этих вариантов зависит от бюджета мероприятия, его специфики и пропускной способности зоны регистрации. Максимальная пропускная способность достигается при конвейерном способе, когда отдельно выделяется зона печати, состоящая из принтеров, подключенных к специализированным серверам печати.
Источник: компания «РуссКом Ай-Ти Системе», г. Москва
Дальнейшая обработка полученной информации (регистрационной базы данных и базы данных с ответами на вопросы) может быть различной и зависит от задач организаторов. Базы посетителей одного и того же мероприятия за разные годы могут сравниваться между собой для выявления постоянных посетителей и использования их в существующих программах лояльности, могут совмещаться и формировать единую базу по мероприятию за все годы. Анализ ответов на вопросы позволяет лучше спланировать рекламную компанию выставки и т. д.
6. Сбор и анализ статистических данных выставки
6.1. Значение выставочной статистики
Статистические данные выставки — важнейший показатель ее масштаба и значимости. Профессиональный сбор и интерпретация выставочной статистики необходимы, так как:
• правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта;
• данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий;