Деловая коммуникация в профессиональной деятельности
Шрифт:
этой работе несколько человек и столы поставить в таком месте, чтобы никто не закрывал входа в зал. Личные приветствия от пресс-
секретаря или его заместителей приведут журналистов в хорошее
расположение духа с самого начала.
Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их
именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было
прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если
такая есть, должны иметь значки
эффективной коммуникации с ними.
Длительность пресс-конференции
Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в
течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена
заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для
вопросов и как долго они будут заняты.
Незадолго до завершения конференции следует дать знать
аудитории об этом, например объявив, что следующий вопрос
будет последним.
Структура пресс-конференции
Вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);
– приветствие;
– объяснение причин проведения;
– программа;
– представление выступающих;
– информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).
Выступления (выступающих должно быть не более двух, с
максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут
для каждого выступающего).
284
Обсуждение с перспективой проведения личных бесед, если это, например, пресс-конференция перед выставкой или ярмаркой
(предусмотренное время - не более 30 минут).
§ 7. ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ
Для любой пресс-конференции существуют определенные
правила проведения. Вот некоторые из них:
• Докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в
котором говорится о причинах проведения такого мероприятия.
• Репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом
находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему
для ответа на специальные вопросы).
• Вопросы задаются по очереди.
• Профессиональные стандарты предполагают, что репортеры будут
придерживаться объявленной темы.
Если вы - ведущий пресс-конференции…
1. Не допускайте преувеличений и всегда называйте вещи своими
именами.
2. Проявляйте уважение к своим конкурентам, политическим
противникам, недоброжелателям.
3. Не стремитесь убедить других в том, что успех - ваше личное
достижение, помните о своей команде и всех тех, кто работал на успех.
4. Избегайте вступать в споры, а также давать односложные
ответы типа “ДА”, “НЕТ”.
5. Не касайтесь тем,
нежелательно.
6. Не проявляйте пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших
гостей.
Что делать с неприятными “вводными”?
– Замедляйте темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные
ответы на некоторые из них.
– Откажитесь от втягивания вас в споры или дебаты.
– Не вздумайте бросить в сторону какую-нибудь негативную
реплику. Она обязательно кем-то будет использована.
– Постарайтесь ограничить встречу тридцатью минутами.
– Начинайте вовремя (+5-10 минут в рамках назначенного времени).
Вовремя заканчивайте.
– После окончания пресс-конференции немедленно удаляйтесь. Не
бродите поблизости, ибо, пока вас видно и слышно, пресс-
конференция все еще продолжается.
– Не соглашайтесь на дополнительную встречу с кем-либо из
репортеров, объясните это тем, что неэтично, чтобы один из
журналистов имел частную пресс-конференцию с выступающим.
285
§ 8. “ГВОЗДЕВОЙ” МАТЕРИАЛ
Так же, как газетчики планируют в номер “гвоздевой” материал, организаторам пресс-конференции целесообразно иметь наготове
несколько “гвоздевых” сообщений. На случай, если конференция
вдруг начнет “увядать на корню”. Однако сенсационные сообщения
должны подаваться в гомеопатических дозах и использоваться в
ситуации крайней необходимости, в противном случае можно
увести коммуникацию в другую сторону от заданной темы.
Кроме того, необходимо иметь в зале среди журналистов “своих
людей”, готовых в нужный момент задать “спасительный” вопрос.
И, наконец, на всякий случай можно заготовить какие-то трюки
для “спасения” реноме пресс-конференции.
Рассказывают, что помощники Р. Рейгана придумали
специальный трюк, чтобы предотвратить нежелательные вопросы
журналистов при посадке президента в вертолет на лужайке у Белого дома.
Едва кто-то из них обращался к Рейгану с нежелательным
вопросом, как запускались на полную мощность двигатели вертолета. И
журналистам оставались лишь улыбка и прощальный взмах руки
президента…
Понятно, что ведущий пресс-конференцию должен уметь
проявлять находчивость и в “острой” ситуации не набрасываться на
журналистов за якобы некорректные вопросы, а, любезно извинившись, начать вдруг чинить микрофон или что-то в этом роде.
Итоги конференции обычно подводятся после появления