Основы русской деловой речи
Шрифт:
3) основание письма или ссылка на номер запроса (на № 456 от 09.12.2006…);
4) текст;
5) перечень прилагаемых документов;
6) должность, подпись составителя письма.
Схема делового письма: [106]
Реквизиты отправителя Реквизиты адресата
Резолюция руководителя
ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ
(предлог о + сущ. в предложном падеже)
или (по вопросу о + сущ. в предложном падеже)
(например, О поставке оборудования или
По вопросу о поставке оборудования)
ТЕКСТ ПИСЬМА
Составители письма (подпись)
106
Ганапольская
Текст любого письма состоит из следующих частей: [107]
1) стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество), возможно использование прилагательных: уважаемый, многоуважаемый, дорогой;
2) вводная часть – излагается повод для письма;
3) основная часть – формулируется главная цель письма: сообщение, предложение, отказ, ответ, запрос, просьба, гарантия, приглашение, благодарность, рекламация;
4) заключение – выражается надежда на положительное решение вопроса, на то, что переписка будет продолжена, и т. п.
107
Там же. – С. 264.
По тематическому принципу письма делятся на деловые и коммерческие. Деловая корреспонденция оформляет экономические, правовые, финансовые отношения деятельности предприятия. Коммерческие письма – это переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта.
Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.
Информационное письмо
Санкт-Петербургский комитет ОАО «Витязь»
государственной статистики 198506, г. С.-Петербург,
198376, г. С.-Петербург, ул. Марата, д. 4,
ул. Проф. Попова, 39, тел.: 245–67–78
тел.: 234–06–36, факс: 234–28–89
ОБ УЧЕТЕ В ЕГРПО
В соответствии с предоставленными учредительными документами Петербургкомстат включил в состав Единого государственного регистра предприятий и организаций всех форм собственности и хозяйствования (ЕГРПО) и присвоил коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и классификационных признаков (принадлежность к органу управления – ОКОГУ, местонахождение – ОКАТО, вид деятельности – ОКОНХ, форма собственности – ОКФС, организационно-правовая форма – ОКОПФ) юридическому лицу (обособленному подразделению):
ОАО «Витязь»
Коды: ОКПО 58848605; ОКОНХ 98400; 722200; ОКОГУ 61300;
ОКАТО 53190501000; ОКФС 53; ОКОПФ 83.
Адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Марата, д. 4.
Прошу Вас при изменении учетных данных направить соответствующую информацию в Петербургкомстат.
03.07.2009
Заместитель председателя Петербургкомстата (подпись)
Письмо-просьба
Санкт-Петербургская Начальнику ПВУ ГУВД
общественная организация С.-Петербурга
«Петергофские диалоги» и Ленинградской области
198510, Санкт-Петербург, Утяцкому М. Н.
Петродворец, Эрлеровский бульвар,
д. 18, тел. 428–53–95
О СРОКАХ РЕГИСТРАЦИИ
Уважаемый Михаил Николаевич!
Прошу Вас продлить срок регистрации организации в ПВУ ГУВД по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.
1. Полное и сокращенное (в том числе фирменное) наименование организации на русском языке: Санкт-Петербургская общественная организация «Петергофские диалоги» – СПбОО «Петергофские диалоги».
2. Организационно-правовая форма (ЗАО, ООО и т. д.): общественная организация.
3. Юридический адрес организации: 198510, г. Санкт-Петербург, Петродворец, Эрлеровский бульвар, дом 18.
4. Почтовый адрес организации: 198504, г. Санкт-Петербург, Старый Петергоф, абонементный ящик 149.
5. Фактический адрес (местонахождение) организации: 198510, г. Санкт-Петербург, Петродворец, Эрлеровский бульвар, дом 18.
6. Сфера деятельности организации, предусматривающая приглашение иностранных граждан, – культурное сотрудничество, осуществление программы содействия в изучении иностранных языков.
7. Ф. И. О. руководителя организации – Петрова Наталья Анатольевна.
Паспорт 40 02 № 945318, выдан 06.09.2002, код подразделения 782–085, УВД Петродворцового района Санкт-Петербурга, образец подписи.
8. Должность руководителя организации – председатель Совета,
телефон: 428–53–95, факс: 428–67–78, e-mail: [email protected].
9. Ф. И. О. главного бухгалтера – Чистякова Татьяна Ивановна,
паспорт 40 02 № 433078, выдан 24.04.2002, код подразделения 782–085, УВД Петродворцового района Санкт-Петербурга, образец подписи.
10. Ф. И. О. уполномоченного лица организации, имеющего право по доверенности представлять и получать документы на въезд в РФ ИГ и ЛБГ – Бондарева Галина Викторовна, паспорт 41 02 № 422178, выдан 11.03.2002
образец подписи, телефон 427–18–22.
Крышан Наталия Кимовна, паспорт 40 05 № 054965, выдан 01.12.2003, код поздразделения 782–085, УВД Петродворцового района Санкт-Петербурга,
образец подписи, телефон 427–39–07.
11. Предполагаемое количество оформляемых приглашений в течение года – 100.
12. Реквизиты организации: ИНН 7819026445; ОКПО 58848605; ОКОНХ 98400, 72200; р/с 40703 810 722 000 002 204 в Петродворцовом отделении Московского ф-ла ОАО «Банк Санкт-Петербург»; к/с 30 101 810 900 000 000 790; БИК 044030790.
23.07.09 (подпись руководителя организации)
Сопроводительное письмо – составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Например:
Высылаем запрошенные Вами технические данные, касающиеся линий посудомоечных машин и оборудования. Получение просим подтвердить.
Приложение: на 25 л. в 1 экз.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и коллективам и организациям или массовому адресату. Например:
Уважаемый коллега!
Институт филологии Киевского национального университета имени Тараса Шевченко приглашает Вас принять участие в Международной научной конференции «Язык и культура», которая состоится 5–7 мая 2007 г. в г. Киеве.
Программа конференции предусматривает: пленарные заседания, работу секций.
Рабочие языки конференции – украинский, русский, английский.
Оргкомитет конференции:
тел./факс +38044 238–64–47, Украина, г. Киев-54, а/я 109.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). [108] Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в него как составная часть. В отличие от большинства официальных писем гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени-отчеству к лицу, которому оно адресовано. Например:
108
Культура устной и письменной речи делового человека: справочник. Практикум. – М., 2001. – С. 117.
Уважаемый Василий Петрович!
Завод «Катод» просит Вас оказать техническую помощь в изготовлении рабочих чертежей. Оплата гарантируется со счета № 2347865 в Петроградском отделении Госбанка.
Образец гарантийного письма:
Воскресенское пассажирское Директору завода «Эталон»
автотранспортное предприятие
г. Воскресенск, ул. Заводская, д. 7
тел. 2–37–18
Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Расход-7» для измерения расхода холодной воды.
Диаметр трубопровода – 80 мм. Температура воды – от 7 до 20 °C.
Максимальный расход – 1,2 м3/ч. Минимальный расход – 0,1 м3/ч.
Максимальное удаление счетчика от измерительного участка – 145 м.
Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском филиале ММКБ, МФО № 211059, код С-6.
Директор Воскресенского ПАТП В. В. Скворцов
Главный бухгалтер М. И. Попов
Инициативное письмо – это письмо, которое требует ответа: письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-предложение.
Письмо-ответ носит зависимый характер от инициативных писем. В сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции. Этот принцип требует: ссылки на первичное письмо и его тему; соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего терминологии; совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем; соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания. [109] Например:
109
Веселов П. В. Указ. соч. – С. 65.
Территориальное управление Воронежская общественная
Административного района организация «Калинка»
г. Воронеж, ул. Калининская, г. Воронеж, ул. Кольцова, д. 14
д. 45
тел. 34–56–78
О ПРИСВОЕНИИ ИМЕНИ
Уважаемые члены Совета общественной организации «Калинка»!
На ваше письмо от 25.02.2006 № 4–155/03 территориальное управление Административного района сообщает, что направило ходатайство в Топонимическую комиссию г. Воронежа о рассмотрении на заседании бюро комиссии Ваших предложений по присвоению одной из улиц Воронежа имени города-побратима Гамбурга (ФРГ).
Глава территориального управления И. Н. Петренко