Основы русской деловой речи
Шрифт:
В коммерческой корреспонденции выделяются три вида писем: запрос – ответ на запрос; предложение (оферта) – ответ на предложение; рекламация (претензия) – ответ на претензию.
Запрос – обращение покупателя к продавцу с просьбой дать информацию о товарах, услугах или направить предложение на поставку товара. Указывается наименование товара (услуг) и условия получения. Например:
В связи… просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на поставку компьютерного оборудования для нашего предприятия.
С уважением, (подпись)
Если продавец может сразу выполнить просьбу покупателя и поставить товар, он направляет ему предложение (оферту) – заявление о желании
ФИРМА «М.ВИДЕО САНКТ-ПЕТЕРБУРГ»,
расположенная по адресу:
г. Санкт-Петербург,
улица Байконуровская, д. 14 А,
ТРК «Континент»,
предлагает к покупке любым заинтересованным лицам ЖК-телевизор 32 LC-32 ST1 RUA на следующих условиях:
Цена товара: 19 990 рублей.
Количество товара: 100 штук.
Качество товара: ЖК-телевизор, цифровой DVB-тюнер, HDMI-вход.
Диагональ – 81 см.
Срок действия предложения: цена действительна с 18.10 по 24.10.
Прием заказа осуществляется по телефону 8–800–200–777–5.
Дополнительные скидки по всем проводимым акциям и НДК, за исключением VIP-карт, не суммируются. Товар, участвующий в акции, может быть приобретен в кредит, за исключением программы «бесплатный кредит».
КАРТА ОФЕРТЫ
НА ПОЛУЧЕНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ЗАКАЗА
Исходя из требований к запросу поставляемых услуг Санкт-Петербургская общественная организация «Петергофские диалоги» дает согласие на участие в конкурсной процедуре по поставке услуг для муниципальных нужд (наименование организации-заказчика).
Заказчик:
1) местонахождение участника конкурса: Санкт-Петербургская общественная организация «Петергофские диалоги», 198510, СПб., Петродворец, Эрлеровский бульвар, д. 18, телефон 428–53–95;
ИНН 7819085678; код ОКПО 58845709; ОКОНХ 98400;
р/с 40945613422888902204 в Петродворцовом отд. Московского ф-ла ОАО «Банк Санкт-Петербург»;
2) лицензия ОГРН 1095678006168 от 05.07.2009 г.;
3) вид поставляемых услуг: оформление выставки «Немцы в 300-летней истории Петергофа»;
4) общая стоимость услуг по данному запросу составляет 19 700 (девятнадцать тысяч семьсот) рублей;
5) мы обязуемся по требованию муниципального заказчика Санкт-Петербурга предоставить необходимые сведения о своей квалификации и предлагаемых услугах, а также выполнить полный объем услуг согласно полученному запросу котировочной цены;
6) мы понимаем, что заказчик вправе не акцептировать нашу оферту без объяснения.
Дата
Председатель СПбОО «Петергофские диалоги»
Ф. И. О. (подпись)
Рекламация – документ, в котором предъявляются претензии по нарушению принятых обязательств и требования возмещения убытков. Рекламация может быть на качество и количество товара, сроки поставки, упаковки и другие условия контракта. Например:
ООО «Энергия» Директору ОАО «Луч»
198315, Санкт-Петербург, Ахромовой М. Н.
Московский проспект, 8/1, 198514, Санкт-Петербург
тел. 756–58–89 Суворовский проспект, 13
Промстройбанк, р/с 0987690
09. 09. 07 № 456
О ПОСТАВКЕ ТОВАРА
Уважаемая Марина Николаевна!
Подтверждаем получение Вашего письма от 01.09.07 относительно недостачи канцелярских товаров, отгруженных нами 16.08.07.
Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего экспедитора. Недостающее количество товара будет Вам отгружено на следующей неделе.
Директор ООО «Энергия» (подпись)
Производственная документация
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления. Он относится к самым распространенным видам управленческой и организационно-распорядительной документации. Приказ издается по вопросам внутреннего распорядка предприятия, учреждения, организации, по вопросам создания, ликвидации учреждения, по кадровым вопросам приема или увольнения сотрудников и др. Например:
ПРИКАЗ
от 14.08.08 № 3881/1
О продлении обучения иностранному гражданину
ПРИКАЗЫВАЮ:
По факультету прикладной математики и процессов управления Чжао Шаньшань, гражданину КНР, продлить обучение на 1-м курсе дневного отделения бакалавриата по направлению 010400 «Информационные технологии».
Проректор СПбГУ (подпись)
Контракт, или договор, – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Контракт
ДОГОВОР
Об управлении правами автора на коллективной основе
г. Москва, 23 мая 2006 г.
Настоящий договор заключен между Российским авторским обществом (РАО) и Ивановым П. С. (Автор), о нижеследующем:
1) Автор поручает РАО в качестве организации, осуществляющей управление имущественными правами авторов на коллективной основе, заключать с иностранными юридическими и физическими лицами договоры о воспроизведении его произведений путем их издания, перевода, репродуцирования и распространения во всем мире;
2) собранное вознаграждение за все возможные способы использования произведений автора подлежит выплате в соответствии с условиями договоров, упомянутых в пункте 1;
3) настоящий договор вступает в силу с даты его подписания.
Фамилия, имя, отчество Автора
Псевдоним
Домашний адрес
Банковские реквизиты и номер счета
Автор за РАО
Подпись________________ Подпись_______________
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Охарактеризуйте понятие «документ».
2. Перечислите общие требования к тексту-документу.
3. Какие типы деловых бумаг вы можете назвать?
4. Перечислите формы записи текстов-документов.
5. Что такое реквизиты и формуляр документа? Приведите примеры.
6. Вспомните наиболее распространенные языковые формулы в содержательной части различных документов.
7. В каких документах и кто выступает как доверитель, заявитель, получатель, потерпевший, доверенное лицо?
§ 3. Понятие документооборота и его этапы
3.1. Документооборот и система документов
Документооборот – это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». [110] Документооборот определяет порядок движения документа. Этот путь зависит от системы управления в каждой конкретной организации и, отражая данную систему управления, позволяет наглядно ее увидеть.
110
ГОСТ Р51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. – П. 60.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Их разработкой занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах находят отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
«С юридической точки зрения, документы представляют собой одну из форм права. Одни документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения, прекращают их действие, другие обладают юридической силой и могут быть использованы в суде, нотариате, арбитраже и т. п. в качестве доказательств». [111]
111
Теплицкая Т. Ю. Правила деловой переписки. – Ростов-на-Дону, 2006. – С. 5.
Одним из важнейших направлений совершенствования документации является унификация, т. е. приведение к единообразной системе. Все документы организации представляют единую систему и делятся на входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние (не выходящие за пределы подготовившей его организации) документы.
Основным назначением документов является информационная функция. Развитие компьютерных технологий и внедрение технических средств, начиная с создания документа на компьютере и заканчивая отправкой и получением документа в любой точке мира, где существует доступ в Интернет, коренным образом упростило и облегчило организацию документооборота.
Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
1) прием и первичная обработка входящих документов;
2) предварительное рассмотрение и распределение документов службой ДОУ;
3) регистрация документов;
4) информационно-справочная работа;
5) контроль исполнения документов;
6) исполнение и отправка документов.