От "конторы" до "компани"
Шрифт:
Уменьшение финансовых и материальных потерь, выявление хищений, недостач, фиктивных задолженностей, обеспечение сохранности собственности Компании.
Выявление случаев несоблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского, налогового, управленческого учёта и отчётности, оформления материальной ответственности задействованного в работе с ТМЦ и ОС персонала филиала.
Контроль своевременности и полноты устранения выявленных нарушений финансово-хозяйственной дисциплины.
Повышение дисциплинарной ответственности сотрудников Компании за вверенные им во временное пользование и управление ТМЦ, ОС и расходные материалы для
Принципы и формы проверок и инвентаризаций
Основными принципами проведения проверок и инвентаризаций являются:
объективность и обоснованность оценки ФХД;
1.2. документальное подтверждение выявленных результатов.
2. Формы проведения проверок и инвентаризаций:
2.1. проверка отдельных вопросов и фактов, документации по ФХД филиала;
2.2. комплексная проверка ФХД филиала;
2.3. инвентаризация ТМЦ и/или ОС филиала.
3. Проверки могут быть как внеплановыми, так и плановыми. Плановые проверки осуществляются согласно утвержденному Генеральным директором плану проведения контрольно-ревизионной работы Компании на текущий год.
4. Для обеспечения объективности проверок в состав комиссии в обязательном порядке включаются:
– представители головного офиса Компании (ГО);
– материально-ответственные лица проверяемого структурного подразделения;
– сотрудники бухгалтерии.
5. Количественный состав комиссии не может быть менее 4 человек, а её председателем – сотрудник проверяемого структурного подразделения (филиала).
Организация и содействие внеплановой проверки и инвентаризации
Основанием для проведения внеплановой проверки филиала является приказ Генерального директора. В данном приказе отражаются:
– структурное подразделение, в котором проводится проверка;
– сроки проведения проверки;
– форма проверки;
– состав комиссии и её председатель;
– распоряжение о режиме работы проверяемого структурного подразделения во время проведения проверки;
– виды, формы и сроки выплаты материальной компенсации работникам головного офиса, задействованным в проверке, если её условия подразумевают изменение режима работы сотрудников Компании, указанных в их трудовых договорах.
Поименный перечень сотрудников проверяемого филиала для выплаты материальной компенсации за участие в проверке, если её условия подразумевают изменение зафиксированного в трудовых договорах режима работы указанных сотрудников, определяется Директором филиала локальным распоряжением в срок не позднее 1 рабочего дня после завершения проверки. Данное распоряжение направляется в головной офис и утверждается Генеральным директором, что и является основанием для расчета и выплаты соответствующих компенсаций.
В период подготовки и проведения проверок, председатель комиссии может получать от должностных лиц филиала без объяснения причин следующее:
3.1. необходимые материалы и документы;
3.2. устные и письменные объяснения руководителей и рядовых сотрудников филиала по вопросам, изучаемым в ходе проверки или относящимся к их должностным обязанностям;
3.3. информацию из неофициальных источников;
3.4. результаты экспертиз;
3.5. свободный доступ во все здания и помещения, занимаемые
Директор филиала обязан создавать надлежащие условия для проведения проверки, предоставлять при необходимости оборудованное рабочее место, а также обеспечить беспрепятственное предоставление участникам комиссии необходимых документов для работы.
Требования членов комиссии, связанные с исполнением ими служебных обязанностей в ходе проверки, являются обязательными для должностных лиц филиала. Не принимаются в расчет устные комментарии, возражения и/или претензии к проведению проверок без их письменного обоснования Директором филиала. В случае отказа должностных лиц филиала предоставить необходимые документы или допуск к помещениям, ТМЦ или ОС, либо в случае возникновения иных препятствий при проведении проверок, председатель комиссии сообщает об этих фактах руководству Компании.
V . Техническая процедура проведения внеплановой инвентаризации ТМЦ
По прибытии на место проведения проверки, председатель комиссии предъявляет предписание на проверку – заверенную печатью Компании копию соответствующего приказа – и знакомит Директора филиала с планом проведения проверки, который корректирует деятельность филиала в этот период с учетом работы комиссии.
Отсутствие Директора филиала в расположении структурного подразделения – временное или в течение всего запланированного срока проверки – не является основанием для её отмены. Комиссия уполномочена работать в присутствии иных материально-ответственных лиц (МОЛ), курирующих проверяемое направление: руководитель склада, бухгалтер, управляющий сбытом филиала.
Инвентаризация ТМЦ (ОС) начинается с незамедлительного прекращения всех складских операций, за исключением ранее фактически начатых и документально оформленных погрузочных работ покупателям. Одновременно производится распечатка из учетной программы актуальных остатков ТМЦ на момент начала проверки, а также закрытие всех складов филиала.
Комиссия смешанным составом (представители-МОЛ филиала и ГО) приступает к инвентаризации ТМЦ. Пересчет позиций производится по ассортиментному перечню с внесением согласованной членами комиссии точной цифры фактических остатков наименования по каждому виду продукции.
При возникновении неотложной необходимости произведения отгрузки товара покупателям, прибывшим специально для этих целей из других регионов, председатель комиссии самостоятельно принимает решение о возможности такой отгрузки в присутствии членов комиссии.
Итоговый перечень остатков по каждому складу по каждой позиции ТМЦ (ОС) оформляется в виде Инвентаризационной ведомости, которую подписывают все члены комиссии.
Инвентаризационную ведомость согласовывает Директор филиала или иное ответственное лицо, его заменяющее в период проведения проверки, независимо от своего фактического участия в инвентаризации – в качестве административного засвидетельствования факта соблюдения всех норм, правил, требований и условий по предписанию о проведении проверки. Незнание указанных правил ответственным лицом или его игнорирование собственно процесса инвентаризации не является основанием для отказа от подписи, однако допускается составление отдельной претензии по фактам нарушения или необъективности членов комиссии, зафиксированных и подтвержденных свидетелями в ходе проверки.