Руководство по управлению финансами, или Сделай это сам

Кожухарь Владимир

Отчет должен быть информативным, то есть отвечать на Ваш вопрос. И он не должен стоить для Вас дороже, чем выгода, которую Вы получите, используя его.

Например, минимальным уровнем состоятельности для годового управленческого отчета является ответ на три простых вопроса:

1) Первый и главный – собственный капитал бизнеса увеличился или уменьшился за прошедший период (месяц, квартал, год)? Другими словами, сколько собственных средств осталось у предприятия на конец периода?

2) Второй вопрос – каких расходов можно было избежать?

3)

Третий вопрос – какие доходы, из полученных в прошедшем периоде, можно увеличить в наступающем периоде?

Получение ответа на три этих вопроса (с расшифровками и уточнениями) и есть минимальный перечень требований к управленческому отчету за прошедший период.

Рекомендую для анализа прошедшего периода и планирования будущего использовать три формы отчетов:

1) Движение денежных средств

2) Прибыли и убытки

3) Баланс

Бюджет движения денежных средств показывает способность Вашего предприятия финансировать текущую деятельность. Он особенно актуален при планировании будущего периода.

Какой объем поступлений и платежей планируется по предприятию? Поступлений должно быть всегда больше чем выплат.

Прибыли и убытки показывают сколько денег достанется Вам как собственнику бизнеса.

Баланс позволяет проверить данные отчетов о движении денег и прибыли-убытки.

Кроме трех названных форм, отражающих экономику и финансы, рекомендую писать нефинансовый отчет в произвольной форме, в котором должна быть информация о стадиях выполнения ключевых проектов.

На сколько сложившаяся ситуация соответствует ожиданиям?

Какие появились новые факторы (может быть, открылись новые возможности, или возникли ограничения)?

Что следует предпринять дополнительно?

Кому, и какие дать поручения,

Кого и за что поощрить, кого и за что наказать?

Сколько всего проектов в работе?

Какие из них особенно перспективны (доходны)?

Сколько ожидается новых проектов (кто над этим работает)?

Какие возможности появились, какие упущены и почему?

Подобный отчет имеет значение и для его составителя, и безусловно для всех, чье имя в данном отчете упоминается.

Одним из основных требований к управленческому отчету является его регулярность. Это позволяет отслеживать динамику изменений в показателях предприятия и вовремя осуществлять коррекцию.

Резюме:

Отчет должен давать ответы на Ваши вопросы, прочая информация должна отсутствовать.

Минимальное количество форм в управленческом отчете – три. Это Движение денежных средств, Прибыли и убытки, Баланс. Форм может быть больше – но не меньше.

Место для заметок

Какой период охватывает управленческий отчет о состоянии предприятия (год, квартал, месяц, неделя, день)?

______________________________________

Кто отвечает за своевременность и достоверность отчета?

______________________________________

Как часто Вы оцениваете состояние предприятия на основании управленческого отчета?

______________________________________

Считаем

деньги – раз!

Как оценить потенциал бизнеса?

Давайте поговорим о физической сути предметов, отражаемых в отчетах Вашего предприятия в виде сумм рублей.

Приучайте себя и остальных Ваших сотрудников видеть за каждой цифрой в отчете конкретные ценности и их перемещение.

Почему об это стоит говорить? Неоднократно приходилось наблюдать легкость, с которой сотрудники того или иного предприятия распоряжаются вверенными им ресурсами.

Буквально, как герои любимых комедий отечественного кинематографа.

Цитата:

«…Хотелось бы, так сказать, в общих чертах понять, что ему нужно?

– Да понять его, кормилец, немудрено. Он Кемскую волость требует…

– Что, что? Кемскую волость?

– О-о, я, я! Кемска волость! О-о, я, я!

– Кемскую волость? Да пусть забирает на здоровье! Я-то думал, Господи…»

(Диалог из к/ф «Иван Васильевич меняет профессию»)

В жизни, правда, звучат более прозаичные фразы, типа:

«Да разве ЭТО деньги?!!»

Говоря о просроченной дебиторской задолженности, утраченных материальных ценностях, или отсутствующих документах для подтверждения расходов.

1. Какие ресурсы используются в бизнесе?

Помещения и открытые площади, машины и оборудование, инструмент, электроэнергия и вода, средства связи и коммуникации, труд наемного персонала и услуги сторонних лиц, финансовые средства, программные продукты.

Составьте список всех используемых в бизнесе ресурсов.

Например: недвижимость, земельные участки и дорогостоящее оборудование, машины, инструменты и приспособления, программные продукты, вода, электроэнергия, средства связи и коммуникации, услуги третьих лиц, товары, сырье, материалы, комплектующие, труд наемного персонала.

2. Группируйте ресурсы бизнеса для целей учета

Вы наверняка слышали про то, что человек может легко управлять шестью изменяемыми объектами (например, руководителям не рекомендуют иметь в подчинении больше шести заместителей, а хозяйке вечера если гостей больше пяти человек, надо создать второй круг общения, предложив, например, супругу занять остальных). С отчетами то же самое. Если результирующих строк в отчете будет больше шести, Вам сложно будет к нему привыкать.