Основы русской деловой речи
Шрифт:
Наблюдения позволяют выделить два основных типа деловых бесед: сотрудничество и конфронтация. В первом типе главной целью является достижение соглашения, поиски разумного компромисса, взаимное доверие и открытость. Выражением этого являются слова-сигналы типа: Понятно. Хорошо, а какой смысл? А-а, понял. Хорошо. Ясно. Хорошо. Ну что ж. Можно телефон? И сколько стоит… Так, а цвета какие? Так, что еще здесь у вас? Что вы предлагаете? Понял, сделаю.
Второй тип характеризуется повышенной конфликтностью, давлением на партнера, недоверием, излишней подозрительностью, стремлением уйти от ответа, уклонением от темы обсуждения. Сигналами подобного типа общения могут служить следующие: Это фабрика, а не завод, фабрика. Большая, старая
Чего не стоит делать во время деловой беседы:
– откровенно брать инициативу на себя, не давая партнеру высказаться;
– перебивать партнера в середине фразы;
– использовать оскорбительные, ироничные, жаргонные, просторечные выражения;
– негативно оценивать высказывания собеседника, его внешность и манеры поведения;
– подчеркивать свое превосходство;
– принуждать к быстрым ответам;
– вторгаться в личную зону собеседника;
– вести беседу в состоянии эмоционального возбуждения;
– переходить с официально-делового на интимно-дружеский стиль общения.
2.2. Деловая презентация
Публичная презентация (от лат. praesentatio – «представление») – это персональное или опосредованное через СМИ устное представление проектов, товаров, программ с целью оказать на слушателей убеждающее воздействие и побудить их к действиям, которые прямо или косвенно выгодны выступающему или тем, кого он представляет. [148] Презентации являются частью повседневной деловой жизни нового времени. Они используются для представления своей фирмы потенциальным клиентам, представления конкурентов клиентам (при этом так, чтобы клиенты не выбрали конкурентов), для представления произвольного предмета незнакомой аудитории, устройства на работу на определенную позицию, представления себя партнерам, представления другого человека.
148
См.: Рабочие материалы к словарю делового русского языка. – СПб., 2007. – С. 165.
Кроме того, презентация используется для того, чтобы:
– убедить избирателей голосовать за вашего кандидата на выборах;
– убедить экспертный совет выделить деньги на ваш проект;
– убедить руководство в преимуществах вашего плана реорганизации;
– убедить потребителей выбрать ваш продукт или услугу.
Можно утверждать, что презентация выполняет функции, сходные с рекламой, [149] т. е. максимально выгодное представление продуктов или услуг с целью их продажи. Но в отличие от большинства видов рекламы, стремящейся к лаконичности и эмоциональности, презентация, напротив, детально описывает плюсы и выгоды сотрудничества с определенной компанией, преимущества данного продукта или услуги, подтверждая их графиками, исследованиями, статистикой, теоретическими выкладками и практическими результатами.
149
См. об этом подробно в главе IV.
Презентация эффективна как основа для делового разговора, она может служить дополнением к уже состоявшейся деловой беседе, хорошо подходит в качестве подробного «информационного письма» потенциальному клиенту, встретиться с которым лично нет возможности. Можно добавить также, что презентация как форма подачи информации весьма удобна в рамках всевозможных выставок, семинаров и внутрикорпоративных тренингов: все заинтересованные лица получают информацию в полном объеме, при этом сотрудники или представители не отвлекаются от основной
Деловая презентация – это частный случай публичного выступления, следовательно, к ней применимы закономерности, действующие в сфере публичной речи.
К числу факторов, влияющих на эффективность проведения презентации, относятся: фактор цели (зачем?), фактор аудитории (кто?), фактор места (где?), фактор способа (как?).
Фактор цели. Цели деловой презентации различны. Самая простая цель – проинформировать аудиторию. В данном случае нет необходимости в убеждении, достаточно изложить имеющуюся информацию. Другая цель – привлечь внимание к продукту или услуге, укрепить позиции компании. Здесь уже имеют место элементы убеждения и воздействия. Самая сложная цель – изменить мнение аудитории. Специалисты считают, что это равносильно продажам, только результатом презентации является не заключение договора, а изменение отношения аудитории к презентуемому объекту.
Фактор аудитории. Начать подготовку следует с ответов на вопросы: кто будет присутствовать на презентации, каков уровень знаний предполагаемой аудитории и каковы ее потребности. Наиболее типичная ошибка – неправильная оценка аудитории, в результате чего завышенные ожидания аудитории не оправдываются либо уровень изложения оказывается недоступен. В обоих случаях выступление не достигает своей цели.
Фактор места. Чем больше пространство, тем меньше шансов, что слушатели примут участие в обсуждении. Значит, действует и обратный принцип: если цель презентации не предполагает выступления зрителей, то аудиторию можно увеличивать до максимума – сколько вместит помещение. Важную роль играют особенности помещения и его техническая оснащенность (освещенность, слышимость, наличие микрофона, экрана, проектора и пр.).
Фактор способа. В первую очередь это процесс правильной организации информации. Затем следует отбор аргументов, выбор средств отображения и носителя. После происходит формирование визуальных решений, и лишь потом – графическое воплощение и оформление.
Организация презентации
Если представить презентацию в виде трех составных частей – вступление, основная часть и завершение, – то начинать ее разработку следует с основной части. Здесь необходимо выделить главные мысли и формализовать их. Допустим, вы представляете себя в качестве руководителя предполагаемого проекта. Основная мысль, которую вы можете донести в этой ситуации, может быть сформулирована следующим образом: для завершения проекта в срок мы должны предпринять определенные шаги. И акцент всей презентации надо сделать именно на этих шагах. Разработав основную часть презентации, можно переходить к вступлению. В этой части обычно преследуются четыре цели: привлечь внимание, поднять уровень доверия, информировать о предстоящей презентации, сформулировать свою позицию по теме выступления.
Начать вступление можно с изложения малоизвестных фактов. Весьма популярное и эффективное начало – сделать провокационное или неоднозначное заявление, задать вопрос, реальный или риторический. После того как внимание аудитории привлечено, стоит перейти к основной части презентации. Здесь тема обсуждается более подробно. Если цель состоит в том, чтобы информировать, то основная часть презентации должна описывать тему и демонстрировать, как она относится к аудитории. Если цель – убедить, то основная часть презентации используется, чтобы определить проблему и предложить свои решения.
Поскольку время презентации ограничено, следует сократить и количество основных идей, изложенных в презентации (рекомендуется от двух до пяти пунктов). Поэтому лучше включить меньше пунктов в презентацию, чтобы подробнее раскрыть суть, так как необходимо представить доказательства каждого пункта. Обязательным компонентом презентации является наличие всего излагаемого материала в печатном виде со всеми цифрами, разъяснениями и комментариями. Сочетание хорошей презентации и доступности материалов в печатном виде вызывает доверие и уважение.