Основы русской деловой речи

Коллектив авторов

В завершении обязательно надо еще раз изложить основную цель презентации. Эта часть выступления должна быть яркой и запоминающейся, желательно подтвержденной визуальными средствами. Закончить выступление можно уместной цитатой или необычным оборотом. У слушателя должно остаться ощущение законченности и завершенности.

Наиболее распространенные структурные типы презентации:

1) тематическая структура – используется, когда есть несколько идей, относящихся к теме, и каждая отдельная идея становится главным пунктом; такая структура полезна

для информативных речей;

2) хронологическая структура – используется для информативных и убеждающих речей, которые требуют представления фоновой информации;

3) пространственная структура – организует материал в соответствии с физическим пространством; структура полезна для информативных речей;

4) систематизированная структура – организует материал по категориям; структура полезна для информативных и убеждающих речей;

5) проблема/решение – эта структура организует материал, описывая проблемы и затем предоставляя решения; такая структура полезна для убеждающих выступлений;

6) причина/следствие – описывает причину возникновения проблемы/ситуации и затем представляет последствия; такая структура полезна для убеждающих презентаций.

Язык презентации

При составлении текста слайдов и выступления на презентации рекомендуется:

– избегать усложненных синтаксических конструкций, в частности заменять деепричастные и причастные обороты личными формами глаголов (не оценив ситуацию, а когда мы оценили ситуацию); следуйте правилу: одна мысль – одна фраза;

– вместо безличных, неопределенно-личных и пассивных форм использовать личные формы (не было замечено, а мы заметили);

– вставлять в текст элементы устно-разговорного стиля;

– чаще обращаться к слушателям, вовлекать их в рассуждения (а теперь вопрос, обратите внимание, вы сами видите, поверьте, я могу привести еще множество примеров);

– использовать положительную эмоционально-окрашенную лексику (замечательно, превосходно, прекрасно, великолепно);

– избегать сомнительных сравнений, туманных выражений, многословия;

– привлекать дополнительный материал в виде цитат, ссылок на авторитеты, фразеологизмов, пословиц и поговорок;

– размещать длинный текст на нескольких слайдах;

– не читать текст слайда, а комментировать его основную мысль.

Учет национальных особенностей при подготовке и проведении презентации

В России презентацию для отечественной аудитории лучше всего начинать со ссылки на солидность бренда или компании-производителя. Подробно на этом останавливаться не стоит – достаточно одного упоминания. Если в Германии решающую роль играет солидность и качество товара, а в Японии – необычность и оригинальность, то в России главным критерием

выступает надежность. Упоминание о гарантиях обязательно. Внешний вид товара также немаловажен. Отечественных бизнесменов прежде всего интересует, какую немедленную пользу они извлекут от данного предложения. По этой причине абстрактные речи о престижности и важности «использования такого рода вещей» нужно опустить вообще и следует сразу перейти к конкретной пользе презентуемого продукта, а еще лучше – к его демонстрации. Если по какой-либо причине это сделать невозможно, покажите картинки, которые дадут наглядное представление, о чем вы рассказываете.

Излишняя агрессивность, навязывание товара могут вызвать неприятие у аудитории, которая не хочет быть объектом манипулирования. Можно быть напористым, но сохранять дружелюбие. Чем больше уважения вы продемонстрируете по отношению к отечественным слушателям, тем большего успеха добьетесь.

Весьма эффективны в России такие формы, как предоставление бесплатного сервиса, возможность получения пробных экземпляров, приобретения двух экземпляров по цене одного, экономии при покупке «здесь и сейчас». Оптимальное время для презентации – 20–30 минут.

2.3. Деловые переговоры

«Переговоры представляют собой целенаправленное и ориентированное на достижение определенных результатов деловое общение в форме диалога». [150] Они проводятся:

– по определенному поводу;

– при определенных обстоятельствах;

– с определенной целью;

– по определенным вопросам.

Структуру проведения переговоров можно свести к определенной схеме:

– взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;

150

Русский язык и культура речи / Под ред. О. Я. Гойхмана. – С. 77–78.

– их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов, предложений, их обоснование);

– согласование позиций и выработка договоренностей.

На предварительной стадии переговоров основное внимание уделяется не столько решению проблем, сколько стремлению получить или дать максимальное количество информации, следовательно, структуру данного этапа можно представить в следующем виде:

– запрос интересующей информации;

– удовлетворение интереса путем изложения фактических данных;

– вопросы по ходу изложения;

– предварительное обсуждение возможных спорных моментов;

– разрешение их;

– завершение.

На первом этапе преобладает диалог – запрос информации. Здесь возможны два типа вопросов. Если клиент хочет получить общую информацию об услугах данной фирмы, он формулирует общий вопрос: Что это за услуга? Простите, это что у вас? Если он уже знает о деятельности фирмы, он будет более конкретен: Если можно, ваши услуги в качестве интернет-провайдера… У вас есть такие хорошие карточки. Мы у вас покупали их раньше и хотим покупать опять… Сколько будет стоить минута по вашей карте, если звонить в Финляндию или Швецию?