Деловая коммуникация в профессиональной деятельности
Шрифт:
перед концертом. Действительно, инициатору беседы нужно
выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как
начало беседы - это “мост” между партнерами по деловой коммуникации.
Задачи первой фазы беседы:
– установление контакта с собеседником;
– создание приятной атмосферы для беседы;
– ^привлечение внимания к предмету собеседования; - пробуждение интереса к беседе;
– перехват инициативы (в случае необходимости).
П.
§ 5. ПРИЕМЫ “САМОУБИЙСТВЕННОГО”
НАЧАЛА БЕСЕДЫ
1. Всегда следует избегать извинений, проявления признаков
неуверенности. Негативные примеры: “Извините, если я помешал…”, “Я бы хотел еще раз услышать…”, “Пожалуйста, если у вас есть
время меня выслушать…”
2. Также необходимо избегать любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику, подобных следующим примерам: “Давайте с вами быстренько рассмотрим…”, “Я как раз случайно
проходил мимо и заскочил к вам…”, “А у меня на этот счет
совершенно другое мнение…”
3. Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника
подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию.
238
Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, но с
психологической точки зрения - это промах.
Эффективные приемы начала беседы
Существует множество способов начать деловую беседу, но, как
и в шахматах, практика выработала ряд “правильных дебютов”. К
наиболее перспективным можно отнести следующие приемы: Метод снятия напряженности. Несколько теплых слов
позволяют создать в самом начале беседы доброжелательную атмосферу.
Комплименты, шутка, вызвавшая смех, также способствуют
созданию дружественной обстановки.
Метод “зацепки”. Позволяет кратко изложить ситуацию или
проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту
“зацепку” как исходную точку для реализации планируемых
намерений. В этих целях можно с успехом использовать какое-то
небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный
случай или нестандартный вопрос.
Метод стимулирования игры воображения. Предполагает
постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие
результаты, когда деловой партнер обладает чувством оптимизма и
трезвым взглядом на ситуацию.
Метод прямого подхода. Когда деловые партнеры ограничены
временем или вопрос требует немедленного обсуждения и решения, можно использовать метод прямого подхода, без какого бы то ни
было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце
непосредственно к теме беседы.
Если предварительная подготовка к беседе была основательной и
все возможные ситуации тщательно продуманы, то в основной части
деловой беседы ее инициатор будет чувствовать себя уверенно.
§ 6. РЕКОМЕНДАЦИИ К ОСНОВНОЙ ЧАСТИ БЕСЕДЫ
1. Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным.
2. Обращайтесь к собеседнику по имени и отчеству или
“Уважаемый коллега”, там где это допустимо.
3. Тщательно обосновывайте свои суждения.
4. Не употребляйте многозначных слов или объясняйте, в каком
смысле вы их используете.
5. Проявляйте уважение к самому собеседнику, его мнению и
интересам.
6. Следите, чтобы ваши вопросы содержали слова “почему”, “когда”, “как” - это исключает односложные ответы партнера типа “да”, “нет”.
239
7. Добивайтесь предельной краткости в изложении своих позиций.
8. Если это не первая встреча с собеседником, то помните об
изменениях, которые произошли с тех пор.
9. Обращайтесь к партнеру за советом независимо от его статуса
(подчиненный, коллега, клиент…).
Большей эффективности при проведении деловой беседы
способствует так называемый “Вы-подход”, который предполагает умение
ставить себя на место партнера, что позволяет лучше понять его намерения
и действия. Полезно задавать самому себе вопрос: что бы нас
интересовало, будь мы на его месте? Или: как бы мы реагировали на его месте?
“Вы-подход” предполагает постановку вопросов типа: “Ваша
проблема заключается в том…”, “Вам будет интересно узнать…”, “Как Вы
знаете”, “Если Вы используете эти возможности, то…” Такой подход
дает собеседнику почувствовать, что его уважают и ценят как
специалиста. Подобными приемами в деловом общении часто
пользуются зарубежные специалисты и, как правило, добиваются успеха.
§ 7. ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ СОБЕСЕДНИКУ
Фаза передачи информации логически продолжает начало
беседы и одновременно является “трамплином” для перехода к фазе
аргументации. Цель этой части беседы заключается в решении
следующих задач:
1. Сбор специальной информации по проблемам, запросам и
пожеланиям собеседника и его фирмы.
2. Выявление мотивов и целей собеседника.
3. Передача запланированной информации.
4. Формирование основ для аргументации или предварительная