Деловая коммуникация в профессиональной деятельности
Шрифт:
мотивацию поведения работника. Цель беседы “поручение задания” -
не только проинформировать работника, но и проинструктировать, а
беседы неформального характера, как правило, предполагают так
называемое “зондирование” ситуации для того, чтобы знать, что
происходит, как складываются отношения в коллективе, какие есть
“болевые точки”, о которых руководитель обязательно должен
знать, чтобы вовремя включиться в решение проблем.
Как
подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который
целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо
осуществить. При проведении бесед зачастую используются
разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее
подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: - продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; - определить желаемый конечный результат;
– установить регламент и место проведения беседы; - определить ее стратегию и тактику.
§ 2. ДВАДЦАТЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ САМОАНАЛИЗА
ПЕРЕД ДЕЛОВОЙ БЕСЕДОЙ
1. Четко ли ты представляешь желаемый результат? (Что ты
хочешь иметь в конце беседы?)
2. Как можно будет оценить этот результат? (Достигнуты ли
поставленные цели?)
3. Каковы твои предположения о целях собеседника?
4. Какие средства ты имеешь для достижения поставленных целей?
5. Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна?
6. Как ты донесешь до партнера свою позицию?
7. Как ты узнаешь его установки, позицию и убеждения?
8. С какими барьерами ты столкнешься?
9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?
10. Как снять противоречия, если они будут?
11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если он
неадекватен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке
будущей работы?
12. Какие применять способы воздействия на партнера?
13. Какую аргументацию при этом использовать?
236
14. Как вести себя, если возникнет конфронтация, и будут
использованы нечестные приемы со стороны партнера?
15. Как облегчить согласование мнений с партнером?
16. Насколько раскрывать свои позиции?
17. Как управлять атмосферой разговора?
18. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?
19. Каковы интересы партнера и как их понять?
20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?
§3. ЗАПРЕЩЕННЫЕ ПРИЕМЫ
ВО ВРЕМЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Ни в коем случае нельзя:
– перебивать речь собеседника;
– негативно оценивать его высказывания;
– подчеркивать
– избегать вторжения в личную зону партнера;
– пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что
партнер возбужден;
– не желать понять психическое состояние партнера в момент
собеседования.
[Источник: Власова H. М. …И проснешься боссом. Справочник
по психологии управления. Новосибирск, 1994, с. 87-89].
Эффективное ведение беседы - чрезвычайно сложное дело.
Известно, что специальная методика проведения деловых бесед
помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального
результата, а в остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести
деловую беседу, в частности у юриста, менеджера, является пробелом в их
профессиональной подготовке и экономически обходится намного
дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное проведение
деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%.
Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-
беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.
§ 4. СТРУКТУРА ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Деловая беседа состоит из пяти фаз:
1. Начало беседы.
2. Передача информации.
3. Аргументирование.
4. Опровержение доводов собеседника.
5. Принятие решений.
В зависимости от назначения беседы могут иметь, например, такие цели:
237
– закрепить хорошие отношения с сотрудником;
– повысить удовлетворенность работника разными аспектами
трудовой деятельности - содержанием работы, условиями труда, режимом деятельности и пр.;
– побудить работника, делового партнера, клиента к определенным
действиям;
– обеспечить коллективное сотрудничество в рамках отдела, фирмы, между организациями;
– обеспечить лучшее взаимопонимание.
Такого рода перспективные цели должны непременно лежать в
основе всех деловых контактов, независимо от предмета разговора.
Вместе с тем не менее важное значение для оптимального
построения содержательной части беседы имеют ее ближайшие цели и
задачи, например такие, как: выяснить конкретные факты; осуществить эмоциональную разрядку одной из сторон; что-то проверить, о
чем-то важном рассказать, чтобы узнать мнение, отношение и пр.
Очень важной частью беседы является ее начало. Некоторые
считают, что этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов